Hogyan lehet jó titkár: 12 lépés

Minden közhivatalnak szüksége van egy személyre, aki megfelel a látogatóknak. A telefont és az e-mail kommunikációjának csodálatos képessége nagyon fontos a fogadás alkalmazottai számára, de a személyazonosság kommunikációjának képessége - ez az, ami megkülönbözteti a titkárságot az ügyfelekkel való munkavégzéshez. Végül, amikor egy személy (beszállító, fogyasztó, partner) belép az irodába, az első dolog, amit lát a titkárnak, és az első benyomás mindig fontos.

Lépések

1. módszer: 2:

Kötelező képesítések

egy. Kell, hogy legyen az első osztályú szervezeti készségek. A titkár a vállalat arca. Ez egy olyan ember, akivel az ügyfél először beszél, és a kollégák különböző információkért fellebbeznek. A leányvállalatok fogadása mellett a titkárok gyakran kommunikálnak az ügyfelekkel, rendezvények, találkozók, és így tovább. Mindezen feladatokkal megbirkózni, a titkárnak képesnek kell lennie arra, hogy megszervezze az idejét, mivel egyszerre több esetet kell irányítania. Egy személy nem fog dolgozni egy hosszú titkárnő számára, ha egyszerre nem tudja "zsonglimálni" egynél több feladatot, és elosztja őket prioritásként.

Kiváló módja annak, hogy megszervezze munkaterületét, hogy időt töltsön és rendezze a dokumentumokat az Ön számára.Nagyon fontos tudni, hogy mely dokumentumok és információk szükségesek a főnöke, kollégái vagy ügyfelei számára. Tartsa meg az összes dokumentumot külön fájlokban. Mind a számítógép képernyőjén, mind a papírverzióban lehetnek. A dokumentumok kényelmes sorrendben vannak. Ha többszínű matricákra van szüksége, használja őket.
Ahhoz, hogy szervezzen, azt is jelenti, hogy keressen motivációt magadban. Nem kell valakit, aki irányítja Önt. Ha szervezett, akkor tudni fogja, hogy milyen feladatokat kell tennie naponta, és melyik - elsősorban.
Tartsa a telefonszámokat. Nagyon sokat, például a munkavállalók, vállalkozók, partnerek, sürgős kapcsolatok telefonszáma, és így tovább. Szükség lesz bármikor. Tartsa őket a Rolodex programban vagy egy másik megfelelő számítógépes programban.

2. Ismerje meg a modern technológiákat. Az első számú eszköz, amellyel a titkár működik a telefon, így olvassa el az összes gombot és funkciót. A számítógépes műveltség is fontos: a legtöbb titkárnak képesnek kell lennie arra, hogy e-mailt és elektronikus dokumentumokkal dolgozzon. Szintén hasznos tudni, hogyan Hozzon létre egy táblát az Excel-ben, és képesek legyenek ipari programokat használni.

Ne feledje, hogy ha a másológép, a lapolvasó, a nyomtató az asztal mellett található, akkor folyamatosan használja őket (és mentési kollégákat, amelyek problémákat tapasztalnak). Miután megtudta, milyen gépeket használ az irodában, olvassa el ezen eszközök alapfunkcióit, valamint a leggyakoribb problémák kijavítását.

3. Legyen megbízható alkalmazott. A titkár mindenre számít, és mindig. Ha senki sem válaszol a vállalatra, vagy építi a választ váró személyek egész sorát, akkor ez a vállalat gyengeségének megnyilvánulása. Az ilyen problémák megoldása az Ön számára elsőbbséget kell biztosítani. Ha az útmutató tudja, hogy támaszkodhat rád, és mindig ott van, hogy segítsen, akkor elengedhetetlen lesz.

4. Tanul jól hallgat. A titkár munkájának többsége - Hallgassa meg az embereket. Hallgassa meg az ügyfél kérdését a telefonon, szerezze be a szükséges információkat - mindez csak a hallgatási képesség megnyilvánulása.Az információ helyes meghallgatásának képessége hatékonyabbá teszi. Ön képes lesz arra, hogy gyorsabban megoldja a kérdéseket, ha egyértelműen megérti, hogy egy személyt kér.

öt. Jegyzeteket készítsen róla. Ha a fej kéri, hogy tegyen valamit, írja le a részleteket. Ha az ügyfél hívja, írja le az információt (név, elérhetőség, híváscél és így tovább). Megjegyzések - csodálatos módon kell megszervezni, és emlékeztetni fogják mindazokat a kis dolgokat, amelyeket néhány órán belül elfelejtettek anélkül, hogy ezeket a jegyzeteket elfelejtened. Vegye fel a jegyzetfüzetet, és tartsa meg egész idő alatt. Meglepődsz, hogy mennyire hasznos lesz, különösen, ha megpróbálsz emlékezni arra, amit egy ember akart, aki öt órával ezelőtt hívott.

Ellenőrizze, hogy részletesen rögzítette-e az üzenetet, és újra elolvasta azt, amit írt. És ami a legfontosabb - ne féljen ellenőrizni az üzenetet és az elérhetőségeket, az a személy, aki hív. Csak így biztos lehet benne, hogy minden rendben rögzítették.

6. Válaszoljon a telefonra udvariasan a standard üdvözlet használatával. Például: "[Cégnév], jó délután. A nevem xxx, mint amennyit segíthetek?"Próbáljon meg válaszolni az első vagy a második telefonhívás után. Elfogadhatatlan, hogy az emberek egy percnél hosszabb ideig várjanak (hisz a szó, sokkal hosszabb, mint gondolnád).

Figyeljen a hívók nevét. Ha meg kell ismételnie a hívó nevét. A mobiltelefonok gyakran torzítják a hangokat. Írja le az a személy nevét, akivel azt mondja, ha komolyan kifejezett.

Ha felhívja a hívást egy másik előfizetőre, tegye meg a szokásos kifejezéseket: "Kérem, kérjük, egy percet". Ha az előfizető foglalt, azt mondhatod: "Kérek egy szenvedélyt, xxx most telefonon mondja. Várja, amíg ingyenes, vagy bármilyen üzenetet szeretne elhagyni?". Udvariasan köszönöm a hívót, és a kívánságának megfelelően.

7. Találkozzon minden futárral vagy emberrel a szállítási szolgáltatásból ugyanazzal a szakmai és tiszteletben, mint bármely más látogató. Győződjön meg róla, hogy az aláírási pickup.Talán a futároknak útmutatásra van szükségük, hol hagyhatják el a csomagokat. Győződjön meg róla, hogy kapcsolatba lép a megfelelő személyzettel ezzel a problémával.

nyolc. Kezelje az ügyfeleket, akik az irodájába jönnek, udvariasan. Miután a látogató bemutatja és elmondja, ki jött, kapcsolatba lépett, akivel a látogató jött, és tudassa meg, hogy jöttek hozzá. Standard kifejezés egy ilyen esetre: "Tatyana Ivanovna, Mr. Petrov jött hozzátok a Corporation XXX. 14 órakor találkozás van.Mindig felismerje a látogató nevét és vezetéknevét, valamint a képviselt céget. Hasznos lehet megtudni, hogy van egy találkozója. A látogatóhoz jött munkavállalónak meg kell mondania, hol kell eljutni a látogatóhoz, és mennyit várhat az ülésre.Elmondhatja a látogatónak: "Tatyana Ivanovna 5 percig ölt. Ülj le kérlek".

2. módszer 2:

Megfelelő viselkedés

egy

Légy pozitív. Titkár - Céges személy. Ügyfele látja az első, és ő az első, aki válaszol a hívásra. Senki sem akar savas kifejezéssel vagy irritált hanggal üdvözölni. Megállapította, hogy mindig mosolyogjon, és szórakoztató és optimista személy legyen. Ne felejtsük el, hogy türelmesek legyenek összetett ügyfelekkel, még akkor is, ha a türelem már a határon van.

Még ha egy összetett kliens is találkozik, emlékeztesse magát, hogy erős, boldog ember. Mondd meg magadnak, hogy mit csinálsz mindent, hogy segítsen nekik. Jobb, ha nyugodt és kiegyensúlyozottabb, mint felrobbanni és dühös és kellemetlen.

2. Legyen mindig készen áll arra, hogy udvariasan mondja Hello-t az ügyfélnek. Mindig fontos - Üdvözöljük az ügyfelek barátságos. Még akkor is, ha befejezné a vállalkozását, mielőtt segíthetne egy személynek, fontos, hogy üdvözölje őt, hogy észrevehető legyen, és tudta, hogy hamarosan segítene neki.

A legjobb, ha az ilyen kifejezéseket "Hello! Üdvözöljük a [Cégnév] vagy "Jó reggelt"! Ülj le. Egy perc múlva segítek neked.

3. Lenni udvarias. Az emberek tiszteletben tartása. Kezelje mind a legfontosabb személyt, aki ezen a napon lépett be irodájába. Ez a munkád. Senki sem okozza, hogy reggel a forgalomban van, új kézitáskája van, vagy elvesztette kedvenc lemezét. Minden személyes ügyek otthon maradnak. Még akkor is, ha nem szereted az ügyfelet vagy a viselkedési módját - úgy tesz, mintha örülsz, hogy látod őt. Győződjön meg róla, hogy a személy teljesen nyugodt és örülök, hogy kommunikálnak veled.

4. Öltözz fel ennek megfelelően. Ön bemutatja cégét, így ennek megfelelően kell öltözni. Vásároljon irodai ruhákat. Ha Ön a titkár egy bizonyos típusú cég (például egy ruházati üzlet), akkor vásárolhat valamit a dolgokból, amelyeket a boltban kínál. Próbáljon konzervatív módon öltözni, kivéve, ha olyan helyen dolgozol, ahol a divat, a stílus vagy más tényezők elülső jelölésre kerülnek.

Ellenőrizze, hogy van-e egy bizonyos ruha kód, amelyben Ön. Talán az alkalmi stílusok elegendőek lesznek, de nem hajlítanak egy botot, informálisan öltözött (sportruha nem lehet semmilyen módon dolgozni).

Tippek

Ne keverje össze a személyzetet a munkavállalóval. Ez a szabály a mobiltelefonok és az e-mailek használatára is vonatkozik. Az információs technológiai osztály nyomon követheti a számítógép tevékenységét.
Ne feledje, ki fizeti Önt, és mindig felel meg nekik.
Legyen udvarias a vezetőkkel, tisztázza, hogy segíthet-e további feladatokat a szabadidőben.
Írjon jegyzetfüzeteket a másolási papírra, és egy második példányt egy személyre tervezték. Vagy használja a jegyzettömböt, amelyhez könnyen megközelíthető, hogy emlékezzen a névre vagy a telefonra.
Mail válogatás általában a titkár munkájának része. Ismerje meg az első napodat, ahogy jön a levél, aki hozza, és mikor.
Keressen valakit, aki helyettesítheti Önt, amikor a WC-re megy, találkozhat, ebédelni, nyaralni. Tehát elkerüli a dühös emberek megjelenését, várva a visszatérést.
Kérd meg a kollégákat, hogy segítségre van szükségük valamiben. Jobb, ha barátokat készítenek, segítenek az embereknek, mint az ellenségeknek, amelyek panaszkodnak rólad.
Mindig mutassa meg az új feladatok, valamint a rutinfeladatok készítésének vágyát.A tudás tapasztalattal rendelkezik.

Figyelmeztetések

Soha ne mondd: "Nem csinálom, ez az". Gyorsabban fogsz rögzíteni, mint amit a harmadik "it".
Ne tegyen úgy, mintha jó lenne. Az emberek látni fogják. Ehelyett őszintén csoda, hogy a személy, udvarias, tiszteletteljes. Ha nem tudja megtenni, ne dolgozzon a recepción.Rosszabbítja a cég hírnevét. Keresse meg az irodai munkát, amelyen a nyilvánosságtól távol maradhat.
Soha ne csatlakozzon az érvhez a hívó vagy a látogató. Fordítsa őket a fejére.