Hogyan lehet gyorsan kezelni az ügyfél panaszokat: 5 lépés

Az ügyfélszolgálat olyan lehetőséget foglal magában, hogy egy képzett munkavállalóhoz forduljon, amikor magánszemélyekkel vagy jogi személyekkel járunk. Az ilyen tapasztalatok pozitívak vagy negatívak lehetnek. Sok sikeres vállalatnál a személyzet megtanítja, hogyan lehet gyorsan feldolgozni az ügyfél panaszait.

Lépések

egy. Figyelj, mint az érintett ügyfél. Általában minden olyan kérdés, amely a problémához kapcsolódik, akkor megoldható, mielőtt panaszba kerülne. Milyen módon fogja meghatározni a probléma intenzitását. Ismerje meg az ügyfél nevét, címét és telefonszámát.

Ismerje meg a problémát, amely megkérdezi az ügyfelet a részletekről.
Nem érzékelik a panaszt személyes igényként. Mivel ez előfogott döntéshez vezethet.

A kép kezelése Ügyfél panaszok gyorsan 2. lépéssel

2. Adja meg az ügyfelet a lehetőséget, hogy megmagyarázza a problémákat anélkül, hogy megszakítaná. Mivel csak az olajat önti a tűzbe, és véget vethet a botránynak.

Tedd magad az ügyfél helyére. Mindenki egyszerre rossz szolgálatra került.

Folyamatosan megszakítja az ügyfelet, azt gondolhatja, hogy nem komolyan gondolod a problémát.

Bocsánatot kérjen az esetleges kényelmetlenségért vagy félreértésért.

Ha nem jogosult a panaszok elfogadására és feldolgozására, lépjen kapcsolatba a kívánt féllel, és magyarázza el a helyzetet.

A kép kezelése Ügyfél panaszok gyorsan 3. lépésben

3. Ne vegye be a munkavállaló automatikus oldalát.

Írja le az ügyféllel való kölcsönhatásról szóló információkat, és a helyzet megengedett, ha lehetséges. Adjon egy példányt a rekordokról a közvetlen főnöködre.

A kép kezelése Ügyfél panaszok gyorsan 4. lépéssel

4. Kérdezzen meg kérdéseket, hogy tisztázza a problémákat és azok okait.

Sok esetben az ügyfelekkel való munkavégzés során a munkavállalók tisztességtelen kapcsolatára vonatkozik, nem pénz, áruk vagy szolgáltatás.

Ha a nyelv egy akadály, találjon valakit, aki tulajdonosa az, amelyen az ügyfél beszél, hogy kommunikáljon problémák nélkül, és egyszerűsítse az ügyet.

Magyarázd el az ügyfélnek, hogy minden véleménye nagyon fontos a vállalat számára.

A kép kezelése Ügyfél panaszok gyorsan 5. lépés

öt. Tudja meg, hogy az ügyfél meg akarja oldani a problémát. A döntésnek rendelkezhet a következő formák: csere, kompenzáció, csere, kereskedelmi lament, kedvezmény.

Ha az ügyfél igénye elégedett lehet, akkor magyarázza el, hogy mennyi időt vesz igénybe, vagy mit kell tenni erre.

Ha egy adott dátumot rendelnek az ügyfélhez, győződjön meg róla, hogy nem sérül meg, vagy az ügyfél figyelmeztetése a kísérő hívás vagy az írás segítségével.

Három szabályt kell irányítani

KérdezAdja meg az ügyfelek számára, hogy panaszkodjanak, fizessenek nekik figyelmet a végére, figyeljük őket, majd kérdezd meg. Találjon további részleteket a legfontosabb kérdések megkérdezésével, mint például: "Mi más?"

EgyetértSenki sem panaszkodik ok nélkül. Nem számít, hogy melyik abszurd lehet ez a panasz, mindig nyugodt. Próbáld meg megnézni az ügyfelek szemét. Soha ne vitatkozzunk, és ne veszekedjenek!

Bocsánatot kérOldja meg a problémát, és udvariasan bocsánatot kérjen. Adjon meg egy hibát, és köszönetet mond az ügyfélnek, mert felhívta a figyelmet a panaszra. Fizesse meg az ügyfelét megfelelő mennyiségű kompenzációt.

További információ az angol nyelven:Hogyan kezelhető bármilyen típusú vevői panaszok kezelése.