A találkozó protokoll -

Mivel az Igazgatóság vállalati titkára vagy titkára, és talán egy kisvállalkozás tulajdonosa, annak valószínűsége, hogy mit fog találkozni a vállalati találkozók protokollok elvégzéséhez. Ez a feladat nagyon fontos, mert nemcsak a jogszabályok követelménye, különösen a nem kereskedelmi szervezetek esetében: ezek a jegyzőkönyvek a Társaság hivatalos nyilvántartásainak, történelmének részét képezik. A protokollok könnyen díszíthetők, ha bizonyos szabályokat és formátumot követnek.

Lépések

1. módszer 3:

Felkészülés az ülésre

egy. Előzetesen (néhány hét múlva), küldjön értesítést egy találkozóra a dátummal, az idővel, a helyével és céljaival mindenki számára, aki állítólag részt vesz.

2. Minden egyes igazgatósági tag számára készítsen egy speciális csomagot, amely tartalmazza: Értesítés az ülésről, az előző ülés jegyzőkönyvéről, a kapcsolattartási információk listájáról, mind az ülésen bemutatott (pl. Az elemzések és a költségvetési jelentések). Ha az információ bizalmas, akkor csak akkor adja át, ha egy beszélgetés következik be, miután az alkalmazottak (egyes esetekben) és a vendégek elhagyják a szobát.

3. Győződjön meg róla, hogy a kezednek tartozékai vannak az olyan anyagok megírásához, amellyel leginkább kényelmesen működhet, például: Jegyzettömb, mappa, laptop vagy hangrögzítő.

4. Az ülés napján győződjön meg róla, hogy az összes résztvevő írott tartozékok, jelvények (ha szükséges) és üdítőitalok.

3. módszer 3:

Az ülés során

egy. Jegyezze fel a következő információkat:

Szervezet neve és tárgyalási típusa.
Függetlenül attól, hogy küldött egy értesítést egy találkozóról, és ha igen, akkor amikor.
Az ülés és a hely dátuma, ahol elhaladt.
Az idő megkezdődött ideje.

2. Írja le az ülés okát, például: A testület tagjai vagy a tisztviselők éves választásainak negyedéves találkozója.

3. Fel kell sorolni:

A találkozó igazgatótanácsa tagjai, tisztviselői és alkalmazottai, valamint feladataik.

Azok, akik hiányzik.

A meghívott vendégek és az okok meglátogatták ezt az eseményt.

A Közgyűlés neve és pozíciója.

Arcvezető percek.

4. Adja meg a kvórumhoz szükséges résztvevők számát, és hogy numerikus volt.

öt. Írja le az elfogadás, a felülvizsgálat vagy az utolsó ülés jegyzőkönyvének eredményeit.

6. Szükség esetén módosítsa a korábbi protokollok módosítását.

7. Hangos kérdések az előző protokollból, és regisztrálják a vita, a szavazási eredmények vagy az általános eredmények menetét.

nyolc. Tartalmazzon bármely más szavazatot a jegyzőkönyvben, például a tisztviselők választása, valamint a "for", "ellen" vagy "tartózkodott" szavazatok száma. Azoktól, akik tartózkodtak, nem feltétlenül rögzítik az emberek nevét és hogyan szavaztak. Jelezze a szavazás során való részvétel megtagadását, és bárki elhagyta a csarnokot a szavazás során.

kilenc. Készítsen egy listát a napirendelemekről, és hagyjon szabad helyet a jegyzetek írására.

10. Jegyzeteket kell tennie a napirendi kérdések megvitatásáról, és mit mondott az alatt.

tizenegy. Sorolja fel az ülés során megvitatott összes aktuális problémát, valamint azokat az embereket, akiknek a következő ülésen kell beszélniük.

12. Ne feledje azokat a kérdéseket, amelyek nem álltak a napirenden, és akik megkérdezték őket, valamint a megbeszélések eredményeit.

13. Adja meg azokat a megoldások eredményeit, amelyeket újbóli vizsgálathoz, frissítéshez vagy szavazáshoz javasoltak. A hivatalos döntést külön dokumentum formájában fogják bemutatni.

tizennégy. Adja meg a következő ülés dátumát és idejét.

tizenöt. Ne feledje, hogy a találkozót a többségi határozat vagy egy egyhangú döntés határozta meg. Adja meg az ülés befejezésének idejét.

3. módszer 3:

Találkozó után

egy. Töltse ki a protokollt a lehető legteljesebb mértékben, és tegye meg a lehető leghamarabb.

2. Jelölje ki a szavazási eredményeket, a napirendiót és a döntést.

3. Speak példányban a protokoll a lehető leghamarabb, hogy minden résztvevő a találkozón, hogy visszajelzést kapjunk tőlük annak tartalmáról. Ha nem javasolt változtatásokat, akkor hivatalosan tegye meg a jegyzőkönyvet, majd helyezze el egy speciális mappába a vállalati találkozók számára.A jegyzőkönyv végleges változatának másolatának terjesztése az ülés minden résztvevőjének és azok, akik hiányzik rajta.

Tippek

Ha valami érthetetlen neked, azonnal kérje meg a releváns kérdéseket, hogy a vita menetét helyesen rögzítsük. Annak érdekében, hogy bármilyen magyarázatot kérjen, nem kell várnia, amíg megrajzol egy protokolltervezetet.
Döntések és a szavazás eredményét kell megadni a protokoll, de a másolatok is kell tartani egy külön mappába védett helyen a víz és egyéb tényezők. Az elektronikus másolatokat ezzel a mappával kell tárolni.
Ne próbálja meg rögzíteni minden szót az ülés során: írjon általában arról, hogy mit mondott. A jegyzőkönyv befejezése után jobban feltárhatja a vita menetét.
A vállalat szabályai megtilthatják az elektronikus kommunikáció használatát. Most már nagyon ritka - mindez attól függ, hogy milyen időpontot írtak, és hogy az elmúlt években felülvizsgálták-e. Ezért, mielőtt ez a módja annak, hogy kommunikáljon a találkozó résztvevőivel, győződjön meg róla, hogy nem sérti semmit. Azt is javasolhatja, hogy módosítsa ezt a szabályt, ha reménytelenül elavul.

Figyelmeztetések

Legyen óvatos, ha a találkozó résztvevőire vonatkozó jegyzőkönyvtervezetet ad, hogy megvizsgálja és ellenőrizze, mivel lehetőséget ad arra, hogy mindent megváltoztatjon. Ha a protokoll teljesen befejeződött, győződjön meg róla, hogy mindegyik ismert bármilyen változásról készült: az információ helyesen értelmezhető, és senki sem fog félrevezető.

Amire szükséged van

Mappák
Anyagfelvevő tartozékok (noteszgépek, ceruza vagy toll, laptop vagy hangrögzítő)
Badi, ha szükségük van rá
Az összes szükséges információt tartalmazó csomagok
Jegyzettömbök és fogantyúk / ceruzák a résztvevők találkozójához
Hideg italok