Hogyan kell tartani a találkozót elnökként

Az üzleti karbantartás, különösen az irodai légkörben, bizonyos szinten együttműködést igényel. Például egy objektív véleményre van szükség a fontos döntések meghozatalához, és sok ember tapasztalata gyakran fontos munkát igényel. A Közgyűlés az együttműködés strukturálásának és szervezésének egyik módja, de világos cél és az ülés irányítása nélkül könnyen késleltethet és haszontalan lesz. A találkozó ütemezése, előkészítése és önálló költsége, amely fontos szerepet játszik, fontos szerepet játszhat, ha azt szeretné, hogy a Közgyűlés azon kíváncsi és eredményeket hozzon.

Lépések

3. rész:

A gyülekezet előkészítése

egy. Beszélje meg a közelgő találkozót azokkal, akik jelen vannak rajta. Amikor megtudta, hogy el kell töltened a közelgő találkozót, először is töltenie kell egy kis időt, hogy beszéljen az emberekkel, akik jelen vannak rajta (különösen a magas rangú és befolyásos emberekkel). Kérdezd meg őket, hogy nem akarnak megbeszélni valamit az ülésen. Kérjük, vegye figyelembe a válaszokat, és használja őket útmutatóként a napirend elkészítésekor.

A kérdéssel foglalkozó kérdések, akik részt vesznek az ülésen, hogy mit szeretnének megbeszélni az ülésen - ez egy okos lépés, mert nemcsak megkönnyíti a napirend elkészítését, hanem az ülés előtt is bevonja őket a folyamatban is. Az emberek jobban hajlamosak arra, hogy részt vegyenek az üléseken, és hallgassák, ha tudják, hogy a kérdések felvetik, hogy nekik fontosnak tartják őket.

2. Pótolja és terjesztse a napirendet. A napirend fontos segítséget jelenthet csak a Közgyűlés elnöke számára, de az ülésen bemutatott vendégek számára is. A napirend fontos információkat tartalmaz - az ülés időpontját és helyét, valamint a résztvevők nevét. És a fő dolgot az állítólagos témák is megjegyzik, hogy mindenki felkészülhet. Külön napirendek, mielőtt a találkozó megkezdődik, annál fontosabb találkozó, annál is meg kell tenni.

A napirenden hozzávetőleges szabályozást kell megadni az egyes kérdések megvitatására. Szigorú ütemterv, előzetesen összeállított, segítséget nyújt a Terv szerint. Annak ellenére, hogy a napirend néhány pontjának megvitatása késleltethető (és néhány - felgyorsítani), az ütemterv sokkal könnyebb lesz az Ön feladata szempontjából - akkor követheti az egyes kérdések megvitatását, és releváns kiigazításokat végezhet.

3. Fedezze fel a korábbi találkozók megvitatott kérdéseit és jegyzőkönyveit. Az ülésen megjelenő emberek nem tudják, hogy mit fogsz megvitatni: Néhányan nem voltak jelen a korábbi találkozókon, és mások csak elfelejtették. Az üléssel való találkozás, jobb, ha megismerkedne a mai találkozó történetével. Próbálj meg beszélni olyan emberekkel, akik korábban találkoztak, hogy megismerkedjenek a megoldatlan problémákkal, amelyek az ülésen megérinthetők. Azt is kérheti a korábbi szerelvények rekordjait egy hivatalos üzemeltetőből, hogy kidolgozza a tervet.

A korábbi találkozók protokolljai fontos erőforrásként szolgálhatnak, ha az összeszerelés elnöke vagy. Az előző ülések során meghozott tárgyalások és döntések összegzése összefoglalva, ami viszonylag gyorsan és egyszerűen beadja az ügyet. A fontos találkozók protokollokat is eloszthat a napirend mellett.

4. Készítsen el egy helyet, amely előre tartja a találkozót. Az ülés napján győződjön meg róla, hogy a szoba vagy csarnok, amelyben találkozni szeretne, tiszta, bemutatható és készen áll a résztvevők érkezésére. Meg kell győződnie arról is, hogy az ülés minden technikai összetevője (prezentációk, kivetítők, képernyők és így tovább) megfelelően működik, és teljes mértékben felkészült a felhasználásra - a technológiával való zavartság vezethet, hogy az értékes időt és eltér a megadott tervetől.

Ha elektronikus prezentációt használ (például PowerPoint és így tovább), vegyen be egy percet a távvezérlő eszközzel vagy távvezérlővel, amelyet a csúszdák váltásához használ. Nem érdemes időt tölteni, foglalkozik az ellenőrzésekkel, ha a fontos kérdések megvitatására fordíthatja.

3. rész: 3:

Székességként viselkedjen az ülésen

egy. Fedezze fel az ülést. Amikor eljön a kinevezett idő, és az ülés valamennyi résztvevője összegyűl (vagy legalábbis minden fontos szám), figyeljen a csarnok minden ülésére. Képzeld el, hogy a Közgyűlés elnöke, és mondja meg, hogy milyen célra van egy adott találkozó kísérteties. Állítsa be az ülés ütemezett időkereteit, és tájékoztassa mindent az ülés becsült idejéről - ez késleltetheti vagy gyorsabban haladhat, de jobb, ha előre telepítheti az ütemezett időkeretet előre. Ez segítséget nyújt a terv szerint. Ha egyes résztvevők nem ismerik egymást, kap egy percet, hogy végezzen egy gyors tekercshívást, és küldjön fontos résztvevőket.

Ne feledje, hogy egyes vállalkozások és szervezetek szigorú, szabályozott eljárással rendelkeznek az ülések megnyitására és megtartására. Például az Amerikai Állami Szövetség (AFSCME) egy "ROBERT előírások" nevű rendszert használ, amely előírja a kalapács és a javaslatok benyújtására és elfogadására vonatkozó rendkívül egyedi szabályok összehívását.

2. Mozgassa a korábbi találkozók fontos elemeinek eredményét. A hosszú befejezetlen projekt részét képező találkozók megkezdése, röviden meg kell adnia az összes résztvevőt az ügyről, azt mondta nekik a projektről, gyorsan összefoglalja az összes fontos eseményt vagy döntést a korábbi találkozókon. Nem minden jelen lehet, ugyanolyan tudatában van, mint az Ön által megvitatott kérdések, így annak érdekében, hogy az ülés tökéletesen és hatékonyan legyen, szükség van arra, hogy mindenkit gyorsan bevezetni kell az ügyben.

Ha nem akarja egymástól függetlenül összefoglalni, hivatalos titkárral vagy egy hivatalnokot készíthet, olvassa el a korábbi találkozók jegyzőkönyveit, hogy kövesse az összes alakiót, amikor összefoglalja.

Az előző ülés után is fontos dokumentumokat és információs anyagokat is olvashat.

Érdemes megjegyezni, hogy ha a protokollok / dokumentumok másolatát osztja a résztvevőknek, akkor olvassa el őket hangosan.

3. Hagyja, hogy a fontos résztvevők jelentést készítsenek a helyzetről. Ezután adja meg a padlót a releváns információkkal rendelkező embereknek, hogy az utolsó ülés óta bekövetkezett új vagy közelmúltbeli eseményekről szóló találkozó résztvevőire kerüljenek. Szinte ez bármi lehet. Például az Ön vállalkozása vagy szervezete, a személyi változások, a tervezési fejlesztések, valamint a stratégia változásai - mindezek figyelembe vehetők az ülésen. A találkozó résztvevői szintén szeretnék hallani az utóbbi ülésen elfogadott határozatok miatt tett konkrét intézkedések eredményéről.

4. Figyeljen a feloldott problémák hallgatókra. Ha olyan problémák merülnek fel, amelyek megoldatlanok maradtak, vagy olyan megoldások maradtak, amelyeket az előző ülésen nem lehetett elfogadni, próbálja meg foglalkozni velük, mielőtt új feladatokat folytatna. Minél hosszabb ideig elhalasztja a régi problémák megoldását, annál kevesebb résztvevői az ülésen vállalják a felelősséget a döntésükért, ezért próbálja meg felvenni őket a falra, és az ülés során elhúzódó megoldatlan problémákkal foglalkozik az ülés során. Általában a megoldatlan kérdések "megoldatlanok" vagy "függőben vannak a következő vitához" a korábbi találkozók protokolljaiban.

A csapat légkörétől és szabályaitól függően a vállalkozásodban vagy a szervezetben különleges eljárás lehet a döntések meghozatalához. Például lehetséges, hogy a találkozó résztvevőinek egyszerűen egyetlen megoldásra kell állnia egy többségi szavazással, vagy olyan magas rangú emberek csoportját választják, akiknek feladata közé tartozik az összes megoldás elfogadása.

Érdemes megjegyezni, hogy néhány kérdés túl kiterjedt ahhoz, hogy megoldja az üléseken. Nem szükséges vitatkozni a még nem fejeződött be hosszú távú projektek fejlesztéséről. De még mindig te kell emelje fel a megoldást olyan kérdések vagy projektek, amelyek most meg kell tennie.

öt. Beszélj az új vállalkozásokról. Majd emelje fel Új Problémák, esetek és kérdések, amelyeket meg kell vitatni. E problémák okait az előző ülés után bekövetkezett eseményekben kell tartani, valamint a jelenleg rendelkezésre álló eseményeket. Próbálja meg elérni a résztvevőket a konkrét egyértelmű megoldásokban - minél több kérdés, amit meg fog hagyni, a megoldatlanok, annál több megoldatlan ügyet kell szétszerelni a következő ülésen.

6. Terhelje az ülés eredményeit. Amikor megérintette a múltban maradt dolgokat, és mi történik most, fizessen időt arra, hogy összefoglalja az összes résztvevő számára az ülésen. Szükség esetén szétszerelje az összes elfogadott megoldás eredményeit, szükség esetén konkrét feladatokat adjon az ülés résztvevőire, amelynek végrehajtása a következő találkozóra számíthat.

Ez a kulcs pont az utolsó esélyed, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki elhagyta a tanácsos teremet, miután pontos ötletet kapott a projektjeiről, és mi várható.

7. És végül elhelyezi az alapítványt a következő találkozóra. Végül mondd meg mindenkinek, hogy mit kell várni az alábbi ülésen, és ha már elkezdte tervezni, hanem a becsült helyet. Ezután a találkozó résztvevői meg fogják érteni, hogy folyamatosan kapcsolódnak a projektek és a döntések között, és ideje van az előttük álló feladatok előrehaladása vagy végrehajtása.

Vegye figyelembe, hogy Elérhetőség A következő találkozó terve nem feltétlenül, ha találkozóján felvetette az összes múltbeli és jelenlegi kérdéseket. De ha még mindig van elég megoldatlan ügy, és biztos akarsz bízni, hogy a jövőben megvitatják őket, vagy szeretnék követni bizonyos projektek fejlődését, akkor jobb lehet előkészíteni a talajt előre.

3. rész: 3:

Teljesítményt tartani egy találkozót

egy. Vezette a vitát, de nem foglalja el az erőfölényt. A Közgyűlés elnökének egyik feladata, amelyet - a megbeszélés támogatása és követése, hogy a terv szerint megy. Ön nem minden kérdésre vonatkozó véleményt, vagy megvitatnia kell a pontos grafikákról szóló vitát. Rugalmas. Hadd, hogy résztvevők legyenek az ülésen, szabadon kifejezzék és új kérdéseket vetnek fel a megbeszélésre, még akkor is, ha a napirenden nem forgalmazták őket. Óvatosan megváltoztathatja a vita folytatását, vagy megváltoztathatja a témát, hogy megvitassák a tervről szóló vitát, de nem akadályozhatják a triolokat. Végtére is közös célokat folytat.

Az ülés során óvatosan kövesse a napirendtől való eltérést. Ha hátulról van szó, előfordulhat, hogy hiányoznia kell néhány kérdést, vagy később elhalasztja őket, hogy időt takarítson meg. Ne félj, hogy tegye meg, ha Megvitatott A kérdések nagyon fontosak.

2. Vonzza az összes résztvevőt, hogy megvitassa. A Közgyűlés elnöke, nyitott és gyümölcsöző vitát kell biztosítania. Ha észrevette, hogy egyes résztvevők olyan információkkal, amelyek fontosak a kérdések megvitatása, a szájban a vizet - beszéljenek velük. Nem kell közvetlenül kapcsolatba lépnie velük, csak mondd el valamit, mint "Azt hiszem, Mr. Smith szakértői értékelése itt van szüksége - ez egy nagyszerű módja annak, hogy passzív találkozó résztvevői részt vegyenek a vita során.

3. Győződjön meg róla, hogy mindenki megérti, hogy mi van. Nehéz lehet arra, hogy ne feledje, hogy nem minden ember jelen van az ülésen, ugyanolyan tapasztalattal és ismeretekkel rendelkezik a megvitatott kérdésekkel kapcsolatban. Annak érdekében, hogy az összes résztvevő az ülésen produktívan töltötte az idejét, röviden meg kell határozni komplex kérdéseket vagy témákat egy egyszerű formában, amikor beszélünk. A kevésbé tájékozott találkozó résztvevők kétségtelenül értékelik az ilyen lépést.

4. Ne hagyja figyelmen kívül a komplex vagy kényes kérdéseket. Ha az illetékes elnök nem veszi ellenőrzésüket, az ülések nagyon nem produktívak lesznek. Próbáld meg megbizonyosodni arról, hogy minden fontos kérdés merült fel. Ne engedje, hogy a résztvevők felelősséget tegyenek másoknak, vagy feltalálják a nevetséges kifogásokat a nem fedett problémákra vonatkozóan. Próbálja meg felvenni őket a falra, és válaszoljon azokra a kérdésekre, amelyeket senki sem akar emelni. Annak ellenére, hogy azért, hogy az összes résztvevő számára megkóstolhatja, hasonló finom kérdések szükségessé teszik a pontos választ, hogy az ülés a lehető leghatékonyabban átadta.

Győződjön meg róla, hogy a fontos megoldások konfigurálva vannak (ha hivatalos munkatársaival vagy protokíristákkal rendelkeznek, e feladat teljesítését szolgálják). Ha szeretne munkát vállalni a komplex kérdések megválaszolásához, akkor meg kell győződnie arról, hogy a kapott válaszok megfelelően vannak beállítva.

öt. Nyomon követi az időt. Az ülések nem hiába vannak rossz hírneve - sokan figyelembe veszik az időpocsékolásukat. Hogy a gyűjteményed nem késleltetett, a szék, gondoskodnia kell arról, hogy a vita ne álljon meg. Ne féljen, hogy később kevésbé kérdéseket vagy megbeszéléseket tegyenek el később, ha látod, hogy az értekezlet tovább folytatódik, mint amit vártnál tovább folytat. Készüljön fel a repülésre, hogy megváltoztassa a menetrendet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem töltötte értékes időt nem az egyik résztvevője.