Hogyan kell felkészülni és tartani egy találkozót -

Ezek a tippek hasznosak lesznek mindenki számára, akik közvetítői szolgáltatásokat nyújtanak az ülések megtartásában, vagy önállóan szervezik őket. A szervező feladata magában foglalja a résztvevők meghívását, és biztosítja számukra a leghatékonyabb munkát. A szervező felelős az ülés folyamán is. Biztosítania kell a találkozó legfontosabb koncentrációját, amely a résztvevőket az átmenetektől az ülésszabályok egyéni és vitájáról tartja. Ez az anyag megkönnyíti a szervezetet, és a találkozó sikeresnek tartja.

Lépések

1. módszer 9:

Fejleszti a napirendet

egy. Adja meg az ülés kezdeti és befejezési idejét, valamint az egyes kérdések megvitatásának határidejét. A találkozó ezt fogja érzékelni, mint az Ön részérvényeseinek megnyilvánulása.

A címe megkönnyíti a találkozót 2. lépés

2. Kérdezze meg szervezetének munkatársait, vagy egy olyan személyt, aki egy találkozót hív, milyen témákat kell feltüntetni a napirenden, valamint kérje, hogy adjon rövid leírást minden kérdésről.

2. módszer 9:

Külön meghívók

egy. A meghívók terjesztésének legjobb módja az e-mail, különösen akkor, ha az alkalmazottaknak van egy olyan programja, amely ötvözi az e-mail funkciókat naptárral és emlékeztetőkkel.

A címmel ellátott kép megkönnyíti a 4. lépést

2. Adja meg a helyek foglalásának határidejét. Ez lehetővé teszi az erőforrások összegének előkészítését annak érdekében, hogy ne szakítsa meg a találkozót a hiányzó anyagok előkészítéséhez.

3. módszer 9:

Készítsen egy találkozót

egy. Hogy a találkozó simán menjen, meg kell készítenie a szobát. A találkozókhoz gyakran használt szoba bérbeadása (például a szálloda teremében vagy speciális szolgálatában) számíthatja, hogy a helyi személyzet jól tudatában van, és ismeri a helyiségek előkészítésének árnyalatát.

Előadásszerkezet - A fotelek a rangsorban vannak, oly módon, hogy az előadó a reflektorfényben van. Az ilyen szállás különösen akkor hatékony, ha a fő cél néhány információ üzenete.
Színházi igazítás - Az elnökség a szoba elején van felszerelve (az asztal, amelyre a hangszórók és a szakértők ülnek). A többi résztvevő székeinek összehangolása az előadáshoz hasonlít.
Iskolai igazítás - a székek sorai előtt a táblázatok telepítve vannak, a megbeszélések során a találkozó résztvevői felvétele. A figyelem középpontja a beszélgetésre összpontosul.
Kerekasztal. Válasszon ilyen elhelyezést, ha a résztvevőknek külön parancsokként kell eljárniuk, valamint ösztönözniük kell a csoportok vagy az egyes résztvevők közötti véleménycserét.
Állítsa be az asztalt az u formában. Ez az igazgatótanács találkozó testületének stílusa, amely lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy szükség esetén találkozzanak egymással és kölcsönhatásba lépjenek.
Ha nyílt találkozót terveznek, biztosítva a hallgatókkal való kommunikációt, a székeket egy körbe helyezzük, amelynek közepén beszél.

4. módszer 9:

Biztosítsa a szükséges eszközkészletet az üléshez

egy. Teljes előkészítése a találkozó tartalmaz egy sor olyan fogantyúval, notebook, munkások segédanyagok, tájékoztatók, és minden mást, ami szükséges lehet az ülés alatt.

2. Vegyen helyet a kérdésekre. Ez lehet egy poszter lap vagy tábla, melyen a résztvevők képesek lesznek felvenni a kérdést vagy csatlakoztathat öntapadó papír matricák. A résztvevők találkozni fogják, hogy bizonyos időkben válaszolnak a kérdésekre, és a találkozó sima lesz.

3. Készítsen italokat és harapnivalókat a résztvevők számára egy hosszú találkozón. Rövid találkozók esetén elegendő egy üveg vizet helyezni minden asztalra minden asztalnál édességekkel.

5. módszer 9:

Készítsen kérdőívet vagy kérdőívet

egy. A találkozó tagjai az ülés után azonnal értékelhetik minőségét, vagy töltse ki a kérdőívet, és küldje el e-mailben 1-2 nap.

2. A becsült lapok és kérdőívek lehetővé teszik, hogy meghatározza, hogy a találkozó résztvevői által érzékelték.

A 9. módszer: 9:

Emlékeztető küldje el az ütemezett találkozót

egy. Az emlékeztetők küldése a résztvevők nyilvántartásba vételének utolsó napján történik, vagy 1-2 nappal korábban.

A címmel ellátott kép megkönnyíti a 12. lépést

2. Kérje meg, hogy tájékoztassa, hogy valaki megváltozott-e tervek, és kénytelenek voltak megtagadni, hogy részt vegyenek.

7. módszer 9:

Indítsa el a találkozót pontosan menetrend szerint

egy. Akik arra késztették az ülésre, képesek "felzárkózni", de arra kényszerítik, hogy mások várják, hogy durvaság.

2. Az ülés kezdete, hogy a szervezeti közlemények, beleértve az szünet ideje és ebéd, a helyét a WC-k, és hogy az hol és hogyan a találkozó résztvevői kérdéseiket.

A 9. módszer 9:

Tárolja az ülés témáját

egy. Az ülés szervezője a résztvevőket az ülés tárgyába kell küldenie. Lehetővé teszi, hogy belépjen a szomszédos témákba, kockáztatja a menetrendezési ütemtervet.

2. Ragaszkodj a kijelölt időre egy szünetre és ebédre.

9. módszer 9:

Válaszoljon a lehető legnagyobb számú kérdésre

egy. Gyűjtsük össze a résztvevők találkozójával kapcsolatos kérdéseket. Adjon meg elegendő időt a válaszokra, hogy megfeleljen a kamatoknak, amennyire csak lehetséges.

2. Az ülés után maradjon a hozzáférhetőségen belül, annak érdekében, hogy megközelítse Önt az ülés résztvevői, akik szégyellték, hogy más emberek jelenlétében beszéljenek, vagy azok, akiknek konkrét kérdései vannak a szemmel való megvitatásra.

3. Emlékeztesse az ülés résztvevőit arról, hogy szükség van egy kérdőívre vagy kérdőívre, és köszönöm nekik részvételét az ülésen.