Hogyan írjunk napirendet az ülésre

Senki sem szeret hosszan tartó céltalan találkozókat. Ha meg kell írnia a napirendet, próbálja meg megakadályozni az események ilyen fejlődését. Tegyen egy világos napirendet, határozza meg azokat a témákat, amelyeknek meg kell fontolnunk, valamint az egyes kérdésekre vonatkozó időtartamot. Hozzon létre és kövesse a tervet, hogy hatékonyan tartson egy találkozót, és ne töltse el a kollégák értékes idejét.

Lépések

3. rész:

Készítsen alaptervet

egy. Kérjen információkat a kollégáktól. Az emberek aktívan részt vesznek az ülésen, ha lehetővé teszik számukra, hogy befolyásolják a napirendet. Hallgassa meg azt a javaslatokat, amelyeket fontolóra kell venni, és megfelelő kérdéseket ad hozzá a dokumentumhoz.

E-maileket írhat előre, vagy minden egyes személynek találkozhat.
Végezzen előkészítést az ülés előtt 6-7 napig, hogy a kollégák sikerült hozzájárulniuk. A napirendet az esemény előtt 3-4 nappal kell kitölteni.

A kép, hogy a férje a 13. lépésben szerelmes legyen

2. Meghatározza a fő célt vagy célt. A találkozónak konkrét célkéréssel kell rendelkeznie: döntéshozatal, információ megosztása, tervek készítése a jövőre, vagy jelentést nyújt be. Ebben az esetben nincs értelme egy találkozót tartani.

Nem feltétlenül csak egy célra korlátozódik. Például meghallgathatja az előrehaladási jelentést, hogy fontos döntéseket hozzon a jövőre.

A kép címe Választ egy felvételi ügynökség 16. LÉPÉSE

3. Összpontosítson olyan kérdésekre, amelyek több párot érintenek. Ha a helyzet csak két kolléga találkozón oldható meg, akkor nem kell a napirendbe. Próbáljon értékes időt használni az ülésen, hogy megoldja az összes érintett kérdéseket.

Például, ha egy kollégával kell megvitatnia egy új projektet, külön találkozót szervez.

Ha megvitatja azokat a kérdéseket, amelyek csak néhány embert érintenek, a többi úgy véli, hogy pazarolja az idejét. Ezen kívül, hogy összegyűjtsük együtt egy nagy számú ember mindig nehéz, ezért kihasználja az ügyet az elme.

4. Csökkentse a kérdések listáját. Kell megfelelően rendezni a prioritásokat. Nem mindig lehet figyelembe venni az összes kérdést, ezért hagyja csak a legfontosabb dolgot.

Például, ha kell „jóvá az időzítés a projektek” megvitatják a „helyzetjelentés”, „új projektek”, és tartsa a „csoport vita ötletek”. Ez lehet decid, hogy az ötletek csoportos megbeszélése megengedhető, hogy a másik idõt átadja, ha nincs ideje.

A kis találkozókat is ütemezheti olyan kérdések megoldására, amelyek nem tartoznak a közgyűlési napirendbe.

öt. Először fontolja meg a legfontosabb kérdéseket. Az előkészítés során általában ajánlott elsősorban a legfontosabb témák emelésére. Tehát mindenki képes lesz megbeszélni a kulcsfontosságú kérdéseket még mielőtt a résztvevők kijutnak az erőkből, és kevésbé figyelmesek lesznek.

Például a fontos döntések meghozatalának kérdése megelőzheti az előrehaladási jelentést (ha a megoldások nem függnek a jelentés eredményeitől).

Ha a találkozót el kell fejeznie korán, vagy néhány résztvevőnek el kell hagynia, mielőtt az esemény befejeződött, akkor minden fontos kérdés már megoldásra kerül.

6. Vázolja az egyes kérdések megvitatási idejét. Soha ne tudd, hogy mennyit fog folytatni a helyzetről, de fontos, hogy legalább egy általános ötlet legyen. Vegye figyelembe az ülés teljes időtartamát és a kérdések számát. A legfontosabb témáknak több időt kell fizetniük, mint más kérdések.

Például az előrehaladási jelentések 30 perccel, 10 perccel a vita és 10 perc az új kifejezésekről szóló szavazásra.

Ha nem késlelteti az időt, akkor nem lesz ideje figyelembe venni a napirendet. Gondolj egy ideiglenes tervre előre, mert lehet, hogy nincs elég ideje minden kiválasztott kérdésre.

Határozza meg az időkeretet, figyelembe véve a résztvevők számát. Ha 15 ember van jelen, és megvitassák a kérdést, hogy 15 percet oszthassanak el, akkor mindenki kevesebb perc lesz a beszélni. Ez egy szűk ütemezés, még akkor is, ha nem mindenki akarja venni a szót.

3. rész: 3:

Gondolj át a napirendre

egy. Kezdje a fejlécet a napirendre és találkozóra. A címnek meg kell mutatnia az olvasót, hogy elolvassa a napirendet. Továbbá tükröznie kell az ülés fő témáját. Válassza ki a legjobb megoldást, és adja meg az új dokumentum tetején. A címnek egyszerűnek és lényegében kell lennie.

Például használja a cím: „Agenda júliusi Közgyűlés: a vita az ötletek egy új projekt” - vagy: „Agenda a Közgyűlés augusztus 2019: Change Project Time”.
Használjon egyszerű üzleti betűtípust, mint például az új római vagy kalibrit.

A kép, amit búcsút mondott a munkatársaknak az 5. lépésben

2. Tartalékidő az üdvözletért. Ebben a részben azok a jelen mondhatják egymásnak. Szükség van a találkozóra és a fő kérdésekre.

Ha az ülésen sok ismeretlen ember van, akkor közös téma van.

Ha a napirend nagy találkozóra van szánva (például a konferencián), akkor ez a rész sok időt vesz igénybe. Az irodai találkozón, az üdvözlés általában pár percet vesz igénybe.

Előfordulhat, hogy a napirendi találkozó lehetséges változásai.

A megfelelő kép jó állásinterjúval 3. lépés

3. Szó a témákról a jelenlévő kérdések formájában. Rövid tézisek megzavarhatják a résztvevőket az ülésen. A kérdés egy konkrét kontextust tartalmaz, és lehetővé teszi, hogy gondolkodjon a helyzetről.

Például a "projektek projektjeinek" szavak helyett jobb írni: "Lehetőség van a projekt időtartamát, figyelembe véve a kereslet növekedését?"

Szükség esetén minden kérdést rövid leírással lehet megadni.

A kép összpontosítása a vizsgálatokra 6. lépés

4. Adja meg az egyes problémákkal szembeni közelítő időt. Nem szükséges megjelölni az időt, de ez a megközelítés segít az emberek felkészülésében. Például szükség esetén extra időt kérhetnek.

Emellett a résztvevők képesek lesznek csökkenteni észrevételeiket, ha kevés idő van.

A kép a tanulmányokra összpontosítva 12. lépés

öt. Gondolkodj az egyes kérdésekről a listából. A megrendelés meghatározza a témák megközelítését. Például, ha meg kell vitatnod a projektidő átadását, akkor minden résztvevőnek figyelembe kell vennie a témát a különböző oldalakról. Értesítse az eljárást, hogy mindenki megértette, hogy az ülés megtartása.

Például a kérdésre: "Lehetőség van a projektidő áthelyezésére, figyelembe véve a kereslet növekedését?»- Meg tudja határozni az ilyen sorrendben:” 10 perc alatt, hogy megvitassák a jelenlegi helyzetet, 15 perc, hogy fordítson a kérdés gyorsítja a termelés, 10 fizetnie a figyelmet a pro és kontra érvek, további 5 percig szavazás a határidők elmozdulásáról ".

6. Meghatározza az egyes kérdésekért felelős személyeket. Adja meg, hogy ki kell vennie a szót egy adott téma megvitatásakor. Egy személy számára nem lehet meglepetés. Előzetesen megvitassák a kérdéseket, és tükrözzék a napirendi határozatot.

Ha az egész ülést tölti, akkor adja meg ezt a tényt a napirend tetején.

A kép Build Trust egy kapcsolat 6. lépés

7. Tartózkodásidő a megtiszteltetéshez. Ha az ülés várható az ülésen, amely részt vesz a fontos témák megvitatásában, akkor külön időre van szükség. Minden vendégnek egy pontot kell fordítania a napirendre, még akkor is, ha azonnal részt vesznek több témában. Tehát könnyebb lesz a kérdések és a tervek csoportosításához.

Jobb lépjen kapcsolatba a vendégekkel előre, és tisztázza a szükséges időt. Ez lehetővé teszi, hogy elkerülje a kínos és konfliktus helyzetét.

A képet hatékonyan kommunikálja a 9. lépést

nyolc. Hagyja az időt más kérdésekre. Ez a napirendi pontnak a végén kell lennie. Így megkérdezheti, hogy vannak-e más sürgős kérdések, amelyeket meg kell oldani. Ezenkívül a résztvevők képesek lesznek visszatérni néhány megoldatlan problémára, vagy tisztázni a részleteket.

Ez az elem megmutatja, hogy a résztvevőknek lehetősége lesz arra, hogy befolyásolják a napirenden nem szereplő kérdéseket.

A kérdések és válaszok blokkját is biztosítani lehet.

3. rész: 3:

Figyelembe véve az összes szempontot

egy. Adja meg az ülés részleteit. Ne felejtsd el meghatározni az ülés időpontját, dátumát és helyét. Az összes résztvevő nevét is, hogy az emberek előre tudják, akivel képesek lesznek találkozni és beszélni.

Szintén hasznos tájékoztatni azokat a jegyzékét, akik általában jelen vannak az ilyen találkozókon, de ezúttal nem fogod meglátogatni az eseményt. Hadd értem, hogy nem lesznek jelen az ülésen.
Csatlakoztassa a térképet és az utasításokat olyan résztvevők számára, akik korábban nem látogatták meg a helyszínt.

2. Sorolja fel az ülés előtt végrehajtandó előzetes munkát. Talán a kollégáknak bizonyos anyagokat kell olvasniuk, vagy felfedezniük kell a javasolt megoldásokat. Számos kérdésre is gondolhatsz.

Helyezze ezt a készüléket a napirend alján. Jelölje ki a szöveget félkövérrel, vagy hangsúlyozza a figyelmet figyelmen kívül hagyandó szöveget.

3. Küldés előtt győződjön meg róla, hogy nincs hibák. Néhány résztvevő számolhat a napirendre vonatkozó információkra, ezért győződjön meg róla, hogy nincsenek hibák és pontatlanságok. Egy ilyen lépés nem csak jóvoltából, hanem a részletekre és tiszteletre méltó figyelmet jelentene.

4. A napirend elosztása vagy osztása 3-4 napig az ülés előtt. Így a kollégák képesek lesznek felkészülni az ülésre. Ne küldje el a dokumentumot túl korán, hogy ne veszítse el a bejövő betűk áramlását.

A legfontosabb találkozók és konferenciák előtt a napirendet néhány hónapon belül közzé kell tenni.

Tippek

Használja a sablonokat a szövegszerkesztőben. Sok szövegszerkesztő, mint például a Microsoft Office, a Mac és mások oldalai számos személyes és munkadokumentum sablonokat tartalmaznak, amelyek tartalmazhatnak egy találkozóra vonatkozó napirendet. Segítenek gyorsan létrehozni egy kompetens dokumentumot.
A vállalatokat gyakran a napirendi kiadási formában használják.
Tartsa be a napirendet, de rugalmasságot mutat. Próbálja meg követni az ülést, hogy kövesse, de nézze meg az órát. Ha lehetséges, udvariasan menjen a következő kérdésekre: "Itt az ideje, hogy továbblépjünk a következő kérdésre, ha időben szeretnénk befejezni az ülést".