A módosítási terv összeállítása: 15 lépés

Kétféle változáskezelési terv létezik. Az egyikük figyelembe veszi a változásoknak a szervezetre gyakorolt hatását, és az átmeneti időszak támogatására irányul. Egy másik típusú terv lehetővé teszi, hogy nyomon követhesse az egyetlen projekt mozgását, javítsa el az eltéréseket vagy a projekteket,. A cél és a másik terv - egyértelműen és egyértelműen megfogalmazza, hogy pontosan mit kell tenni.

Lépések

1. módszer: 2:

Hogyan írjunk egy tervet a szervezeti változások kezelésére

egy. Adja meg a változás okait. Sorolja fel azokat a tényezőket, amelyek befolyásolták a változások bevezetésére vonatkozó döntést, például a munkaerő-termelékenység alacsony szintjét, egy új technológiát vagy a szervezet küldetésének változását.

Az egyik megközelítés a szervezet jelenlegi helyzetének leírása és a terv, amelyhez a jövőben vezet.

A kép megírása Változáskezelési terv 2. lépés

2. Adja meg a változások típusát és méretét. Röviden írja le a projekten belüli várható változás jellegét. Szó, hogy a változások befolyásolják: vámok, folyamatok, politikák és / vagy szervezeti felépítés. Sorolja fel a szervezet megosztottságát, munkacsoportjait, rendszereit és egyéb alkatrészeit, hogy befolyásolja a közelgő változásokat.

A kép megírása Változáskezelési terv 3. lépés

3. Adja meg, hogy ki az érdeklődők támogatják ezt a projektet. Sorolja fel az összes érdekelt felet, amelyen a terv végrehajtása befolyásolja például a felső menedzsment, a projektmenedzser, a projekt szponzora, a végfelhasználók és / vagy a vállalat alkalmazottai. Adja meg az egyes kategóriák esetében, az érdekeltek támogatják a projektet a változáshoz.

Próbáljon nagyobb tisztaságot és láthatóságot tenni, hogy tükrözze ezt az információt az asztalon. Például, mint kényelmes sablon, olyan paramétereket, mint a tudatosság, a támogatás szintjét és befolyását, valamint az érdekeltek egyes csoportjait magas / közepes szinten / alacsonyan értékeli.

Ha személyes beszélgetést folytathat az érdekeltek támogatására.

A kép megírása Változáskezelési terv 4. lépés

4. Hozzon létre egy Change Control parancsot. Ez a csapat felelős az érdeklődő felek tájékoztatásáért, hallgatja az aggodalmaikat, és biztosítja a változások legfájosabb bevezetését. Válassza ki azokat az embereket, akik élvezik a szervezet bizalmát és hatáskörét, valamint a jó kommunikációs képességeket.

Ezenkívül a felső vezetés szintjére utal. Hangsúlyozza a vezetők figyelmét arra, hogy mit kell csak a tervben megállapodni, de aktívan támogassák a változásokat is.

A kép megírása Változáskezelési terv 5. lépés

öt. Fogalmi megközelítés kialakítása a szervezet szervezéséhez. A szervezetben lévő jó hírű emberek teljes támogatása kulcsfontosságú a változások sikeres végrehajtásához. Hagyja, hogy minden vezetője kifejezze véleményét a változásokról, és mindenkinek aktív szerepet játszik a sikeres változások lefolytatásában.

A kép megírása Változáskezelési terv 6. lépés

6. Tervezzen az érdekeltek minden egyes csoportjára. Értékelje az érdekeltek egyes csoportjainak kockázatát és aggályairól, beleértve azokat is, akik támogatják a változásokat. Oszd meg a csapatot, hogy kezelje a változásokat e kérdések fejlesztésében a résztvevők között.

A kép megírása Változáskezelési terv 7. lépés

7. Kommunikációs tervet készít. A kommunikáció a változás menedzsment legfontosabb eleme. Gondoskodjon a lehető leggyakrabban a folyamatban részt vevő emberekkel. Fáradhatatlanul hangsúlyozza a változások okait és az általuk hozt előnyöket.

Az érdekelt feleknek képesnek kell lenniük arra, hogy személyesen kommunikáljanak, ami kétoldalú kapcsolatot biztosít. A személyes találkozók elengedhetetlenek.

Az információforrásnak a felső vezetésről, az egyes alkalmazottak azonnali vezetőjétől és a Comanion további képviselőjétől, amely az érdekelt felek bizalmát élvezi. Minden tájékoztatást egyetlen kulcsban kell elvégezni.

A kép megírása Változáskezelési terv 8. lépés

nyolc. Nyomvonal ellenállás. A változásokat mindig a bajonettek észlelik. Ez egyéni szinten alapul, így az érdekelt felekkel való kommunikáció személyesen feltárja az ellenállás okát. Nyomon követheti az elégedetlenség és panaszok, amelyeket a változó menedzsment csapat időszerű megoldani a problémákat. Ennek a természetnek a leggyakoribb problémái a következők:

A változások hiánya vagy az intézkedések sürgősségének hiánya hiánya.

Az általános kép megértésének hiánya, vagy azok okai szükségesek.

A folyamathoz tartozó bemeneti adatok hiánya.

A holnapi bizonytalanság, a jövőbeli feladatok, a jövőbeli feladatokra vonatkozó követelmények.

Képtelen iránymutatás a változások végrehajtásával kapcsolatos elvárások elérése érdekében, vagy tájékoztatja.

A kép megírása Változáskezelési terv 9. lépés

kilenc. Távolítsa el az akadályokat. A reakciót a legtöbb elégedetlenségre a konkrét kérdésekre vonatkozó kommunikációs stratégia további tájékoztatása vagy változásai kell lenniük. Más esetekben további intézkedésekre lehet szükség a tervükbe, vagy hagyhat parancsot a végrehajtás módosításainak kezelésére. Tekintsük, hogy a következők közül lehet releváns a szervezet számára:

A hivatalos feladatok vagy munkafolyamatok változása esetén a személyzet képzésére kell összpontosítani.

Ha elvárja, hogy csökkentse az erkölcsi szellemet egy csapatban, vagy túl hangsúlyozza az új feltételekre való átmenetet, mentesíti a vállalati esemény környezetét vagy a munkavállalók jutalmát.

Ha az érdekeltek nem motiválják a változást, ösztönzési rendszert dolgoznak ki.

Ha az érdekelt felek úgy vélik, hogy továbbra is fedezték, töltsük meg a találkozót, hogy megjegyzéseket kapjanak tőlük, és állítsd be a tervet.

2. módszer 2:

Hogyan lehet követni a változások bármely projektben

egy. Határozza meg a módosítások módosításait. Sorolja fel az összes olyan szerepet, amely a projekt részeként szükséges. Ismertesse a feladatokat és a szükséges készségeket az egyes szerepekhez. Legalább tartalmaz egy projektmenedzsert, amely napi szinten változtatnia kell, és egy projektszponzort, amely nyomon követnie kell a közös előrelépést, és döntéseket kell tennie az irányítási szint változásainak kezelésével kapcsolatban.

Nagy szervezetben nagyobb projektek esetében meg kell osztania a projektmenedzsment szerepét több különböző specializációval rendelkező emberek között.

A kép megírása Változáskezelési terv 11. lépés

2. Használja a MONE kezelőpanelt. A szoftverek projektjei szabályok szerint változó kezelőpanellel vannak felszerelve, amelyhez hozzáférhet az érdekeltek csoportjainak mindegyikének képviselőihez. Az ilyen szoftver lehetővé teszi, hogy automatikusan koordinálja a változásokra vonatkozó kérelmeket, megszüntesse a projektmenedzser felelősségét, valamint tájékoztatja az érdekelt felek döntéseit. Az ilyen megközelítés jól működik az érdekelt felekkel, valamint azokon a projektekben, amelyek rendszeres felülvizsgálatot igényelnek a projekt skálájának és célkitűzéseinek.

A kép megírása Változáskezelési terv 12. lépés

3. Fejlessze a változások változásainak bevezetésének folyamatát. Szükséges gondolkodni arról, hogy az ötlet megvalósuljon a valóságban, amikor valaki a csapat résztvevői feltárja a szükséges következő lépést. Ismertesse ezt a folyamatot, és tárgyaljon az egész csapat előtt. Itt van egy példa:

A csapat résztvevője kitölti a módosítási kérelem formáját, és elküldi ezt a kérést a projektmenedzserre.

A projekt vezetője nyilvántartja a kérelmet az általános kérelmek listája és jegyzetek a lekérdezési állapot, amikor a döntés születik, hogy vezessenek be egy ötlet, vagy elutasítja azt.

A menedzser feladata a csapat tagja, hogy fordítsanak egy konkrétabb tervet, figyelembe véve a szükséges erőforrásokat.

A projektmenedzser egy tervet küld a projekt szponzorának összehangolására.

A változás megvalósítása. Az érdekelt felek rendszeresen tájékoztatást kapnak a jelenlegi helyzetről.

A kép megírása Változáskezelési terv 13. lépés

4. Hozzon létre egy módosítási kérelem űrlapot. Minden változtatási kérelmet a kérelmek általános listájában kell regisztrálni, és a következőket tartalmazza:

A változás dátumkérelme;

A projektmenedzserhez rendelt kérési szám módosítása;

Név és leírás;

A kérelem szerzője, e-mail cím és telefonszám;

Prioritás (magas, közepes, alacsony). A sürgős változáskezelési tervek világos feltételek meghatározását igénylik;

Termékszám és verzió (szoftverfejlesztési projektekhez).

A kép megírása Változáskezelési terv 14. lépés

öt. Tegyen további információkat a regisztrációs napló lekérdezéséhez. A lekérdezés regisztrációs naplójának tükröznie kell a tényleges megoldásokat és a végrehajtandó intézkedéseket is. A lekérdezési űrlapon megadott információkon túl a következő adatokat is tartalmazni kell:

jelölje meg a koordináció eredményeit (jóváhagyott vagy törölve);

Egy személy aláírása, aki egyetért ebben a kéréssel;

a változás határideje;

A projekt befejezésének dátuma.

A kép Címzett Menedzsment Terv 15. lépés

6. Nyomon követi a fő változásokat. A projekt állapotának napi nyomon követése mellett hasznos lesz a projekt összes fő döntéseinek rögzítése. Az ilyen nyilvántartások megkönnyítik a hosszú távú projektek vagy projektek nyomon követésének feladatát, amelynek során a változások a kézikönyv részeként fordulnak elő. Ezt az információt az ügyfelek tájékoztatásában és a felső vezetésben is használják. A projekt, a prioritások vagy a stratégiák időzítése, mérlegei vagy követelményeinek bármilyen változásával jelölje meg a következő információkat:

Aki elfogadta a döntést.

A döntés meghozatalakor.

Az okok rövid leírása, hogy ez a határozat történt, és a végrehajtás folyamatát. Alkalmazza az ehhez kapcsolódó összes dokumentumot.

Ajánlások

Erősítse meg a bizalmat és elkötelezettséget az alkalmazottak és az ügyfelek körében. A változások az emberek, általában a kényelmetlenség érzése. Az emberek, akiket arra töreksz, hogy érdeklődésükben törekedjenek, támogathatják támogatását.