Hogyan írjunk egy üzleti levelet -

Szakmailag és hatékonyan kell írni egy üzleti levelet? A legtöbb üzleti levél megfelel a megállapított és könnyen megtanulható formátumnak, amely könnyen alkalmazható bármilyen típusú tartalomhoz. Az üzleti levélnek mindig tartalmaznia kell egy dátumot, információt a feladóról és a címzettről, és több szöveges bekezdés. Használja ki a következő kézikönyvet az üzleti levél írásához (szükség esetén módosítsa azt, hogy a levél megfeleljen a vállalatban elfogadott szabványoknak).

Lépések

1. módszer a 4-ből:

Az írás kezdete

egy. Magabiztos tudás a megfelelő betűformátumról. A levél tartalmától függetlenül be kell tartania a levél megjelenését meghatározó számos üzleti szabványt. Az üzleti betűket közös betűtípusokkal, például Arial vagy Times New Roman segítségével kell értékelni. Használja ki a szöveg blokkbontását (bekezdések) - vagyis indítsa el a kettős billentyűzet új bekezdését "bemenet" (Enter), vagyis a bekezdés alkalmazása nélkül.

Ha kinyomtat egy levelet a nyomtatóra, akkor fontolja meg a nyomtatási lehetőségeket a márkás űrlapon. A vállalat logója és elérhetősége a betűnek szilárdabb kilátást nyújt.
Az e-business leveleket is közös betűtípusokkal kell beírni. Business Letter írásakor ne használjon olyan betűtípusokat, amelyek utánozzák a kézzel írt kézírást, valamint a többi színeket, a fekete-fehér mellett.

2. Tartalmazza a céggel kapcsolatos információkat. Adja meg cégének nevét és címét, és a cím minden egyes része új vonallal kezdődik. Ha önmagad vagy független vállalkozó, akkor a cégnév (vagy fölött) helyett adja meg saját nevét.

Ha a vállalat betakarították a márkás üres helyeket, használhatja őket a vállalat nevének és címének helyett.

Ha magad tárcsázza a címet, helyezze az oldal tetejére, és igazítsa a jobb vagy a bal szélen (a vállalat preferenciáitól függően).

3. Adja meg a dátumot. A szakemberek teljesen jelzik a dátumot. Például írjon semmit "2012. április 1", vagy "2012. április 1". A dátumot a bal szélen kell kiegyenlíteni, és a feladó címe alatt többsoros sorozatot kell elhelyezni.

4. Adja meg a címzett elérhetőségét. Írja be a címzett teljes nevét, a címet (ha elfogadható), a cég nevét és a címet ez az információ meg kell helyezni ebben a sorrendben, és minden rész új vonallal kezdődik. Szükség esetén adja meg az azonosító számot. A címzettnek a dátum alatti több vonalat kell elhelyeznie (a bal szélhez való igazítás).

öt. Döntsön az üdvözlet kiválasztásával. Az üdvözlet fontos mutató a tisztelet és milyen üdvözlés, függetlenül attól, hogy ismeri-e egy személyt, aki írja (és mennyire jól ismeri), valamint a kapcsolatod formális szintjét. Figyeljen a következő lehetőségekre:

Írjon "érdekelt feleket", csak Abban az esetben, ha nem tudod, ki pontosan írsz.

Ha nem ismeri jól a címzettet, akkor az opciók "Kedves / Tisztelt" - biztonságos választás.

Azt is jelölheti a címzett címét és pozícióját, például a vezetéknevet, például "Kedves Dr. Ivanov".

Ha elég jól ismeri a címzettet, és mindketten élvezik az informális kommunikációt, akkor csak a címzett (első) nevét adhatja meg, például "Kedves Anna".

Ha nem ismeri a címzett felét, akkor csak írja be a nevet és a kezdőbetűket, például "GUK K.VAL VEL."

Ne felejtsd el, hogy üdvözlet vagy vastagbél után vesszőt helyeznek el "azok, akik aggódhatnak".

2. módszer a 4-ből:

Tartalmi betűk

egy. Vegye fel a megfelelő hangot. Ahogy azt mondják, az idő pénz, így a legtöbb üzletember nem akar időt pazarolni. Következésképpen a levél hangja rövidnek és szakembernek kell lennie. A levelet gyorsan el kell olvasni, így azonnal folytassa az ügy lényegét, és az első bekezdésben rövid észrevételeket hagyva. Például mindig szavakkal kezdhetsz "Írok neked ...", majd továbbra is fejleszti a témát.

NE töltse be a levelet a színes átmenetekre, hangos szavakra vagy hosszú, kanyargós ajánlatokra - az Ön feladata, hogy az üzenetet olyan gyorsan és világosan átadja, mivel lehetséges.
A szöveg csökkentése érdekében el kell kerülnie a passzív ígéreteket, hogy ne próbálja meg, hogy ne tegye fel a lényeget túlságosan tendious.

2. Írj egyértelműen és tömören. A címzettnek pontosan meg kell értenie, hogy mit akarsz közvetíteni. A címzett gyorsan válaszol a levél tartalmára csak akkor, ha a levél jelentése világos, hogy kristály. Különösen, ha a levél elolvasása következtében a címzett valamilyen eredményt vagy cselekvést vársz, akkor határozottan jelezheti a kívánt betűjét. Magyarázza el a pozícióját, hogy a lehető leghatékonyabb legyen.

3. Ha szükséges, legyen több beszélő. A leveleket az emberek és az emberek írják. Ha lehetséges, kerülje az alakiságokat - nem lesz képes jó kapcsolatokat építeni a személytelen, ismétlődő és betűk segítségével. Ugyanakkor egy beszélt nyelvből vagy szlengből kell törekednie: ilyen szavak "tudod", "értem" vagy "Akart". Ragaszkodjon az üzleti hanghoz, de legyen barátságos és hasznos.

Ha jól ismeri a címzettet, akkor csodálatos lenne, ha néhány barátságos sorokat adsz jó kívánsággal.

Gondolj jól, mielőtt átadnánk egy személyes kapcsolatba. Néha az üzleti kapcsolat valóban érdemes hígítani egy kis mennyiségű humorral, néha jobb, ha a vicc helyett óvatosan válogathat.

Valószínűleg a levél célja, hogy meggyőzze a címzettet, hogy tegyen valamit: változtassa meg a véleményt, javítsa ki a problémát, küldjön pénzt, vagy intézkedéseket tegyen. Bemutatja az ügy lényegét.

4. Legyen udvarias. Még akkor is, ha panaszt gyakorolsz, vagy szorongással írsz valamilyen probléma miatt - még mindig udvarias. Tegye magát a címzett álláspontjába, és ajánlatot adjon arra, hogy mindent megtegyen a részéhez (ésszerűen) annak érdekében, hogy a szemébe nézzen, mint kedves és hasznos.

A kép címzett egy üzleti levél 10. lépés

öt. Összegez. Az utolsó bekezdésben összefoglalni kell a látását, és egyértelműen azonosítja az ütemezett cselekvési folyamatot, vagy meghatározza, hogy mit vár a címzetttől. Ne feledje, hogy a címzett kérdésekkel kapcsolatba léphet Önnel, vagy segítséget nyújt a problémák megoldásában, valamint a levele vagy a problémájának figyelembevételével.

3. módszer a 4-ből:

Befejező levél

egy. Helyesen töltse ki a levelet. A vége, valamint az üdvözlés fontos mutatója a kapcsolatok tiszteletben tartásának és alakulásának mértéke. "Tisztelettel" - Rendszerint biztonságos lehetőség is lehet"Tisztelettel", "legjobbakat kívánom" és "Üdvözlettel". Egy kicsit kevésbé formális, de még mindig szakmai végződés: "minden jót", "legjobbakat kívánom", "Üdvözlettel", és "Kösz". Ezeket a szavakat követően vesszőt tegyen.

2. Levelet ír elő. Hagyjon körülbelül négy üres vonalat az aláíráshoz. Iratkozzon fel egy levelet, miután kinyomtatta, vagy ha e-mailben küldje el, akkor vizsgálja meg az aláírásának képét, és csatolja a levél e részéhez. Ez előnyös a kék vagy fekete tinta használata erre.

3. Adja meg nevét és elérhetőségét. Aláírása alatt meg kell tárcsáznia a nevét, telefonszámát, e-mail címét és egyéb megfelelő elérhetőségi adatait. Helyezze a kapcsolattartási adatok külön részét külön sorra.

A kép címzett írása Business Letter 14. lépés

4. Kérjük, adja meg, ha szükséges "beruházások". Ha további dokumentumokat fektetett a címzett megvizsgálására, akkor ellenőrizze ezt a kapcsolattartási adatok alatti több karakterlánc, például a későbbi dokumentumok számának és típusának megadásával, például "Beruházások (2): Összefoglaló, brosúra".

4. módszer 4:

A levél befejezése

egy. Levél szerkesztése. A levél megjelenése a szakmaiság kulcsfontosságú eleme. Szerkessze a levelet (figyelmet fordítva a hibák jelenlétére), hogy a címzett könnyen láthassa Önt egy képes és felelős személy. Az automatikus helyesírás-ellenőrzés futtatása szövegszerkesztőben azonban a szállítás előtt alaposan elolvassa a levelet.

Kérdezzen meg egy kérdést: A levél tiszta és rövid? Vannak-e bekezdések, mint 3-4 mondat? Ha léteznek, gondolj a felesleges állítások eltávolítására.
Ha a levél rendkívül fontos, akkor lehet, hogy egy barátot vagy kollégát szeretne olvasni. Néha a második szempár segíthet azonosítani a hibákat vagy kínos készítményeket, amelyeket nem észlelheted magad.

2. Levelet küldeni. Küldjön egy e-mailt, vagy ha normál levélben levelet küld, használja a borítékot az üzleti levelezéshez. (Ha lehetséges, akkor használja a borítékot a rá nyomtatott cég logóval.) Óvatosan nyomtassa ki fordított címét és címzett címét. Hajtsa le a betűt három részre, hogy a címzett először a felső részét, majd az alját. Győződjön meg róla, hogy elegendő mennyiségű bélyegzőt csatolt, és levelet küld.

Ha úgy érzi, hogy nem vagy elég jó és szép kézírás, és ez nem felel meg a professzionális személynek, akkor írja be a címet a szövegszerkesztőben, és nyomtassa ki a borítékot a nyomtató segítségével.

Tippek

A levél aláírásához csak magas színvonalú fogantyúval kell használnia.
Válasz a levelezésre gyorsan. Ha kevesebb, mint egy hét alatt nem írhatsz teljes választ, hadd tudjam meg a levelezőt, rámutatva, amikor teljes választ várhatsz tőled.
Stressz pozitív szempontok. Beszélj arról, hogy mit tehetsz, nem arról, hogy mit nem tudsz. Például, ha a termék nem érhető el, akkor ne mondja el az ügyfélnek, hogy nem tudja teljesíteni a megrendelést, hanem azt mondja neki, hogy a termék nagyon népszerű, és már eladta azt. Ezután adja meg, ha végrehajthatja a megrendelést.
Ha surround és összetett levelet írsz, akkor gondolj az előzetes terv kidolgozására.

Készítsen egy listát az adott témákról. Ne aggódj az alábbi sorrendben.
Válasszon ki egy listát a kulcsszavak, példák, érvek és tények minden témában.
Értékelje az egyes témák minden témáját a cél és a közönség megfelelő megfelelés érdekében.
Törölje mindent, ami nem vonatkozik az ügyre.
Rendezze az információkat a legkevésbé címzettben.

Figyelmeztetések

Ne legyen túl tartósan és nagyon erős a kifejezésekben - ne feledje, hogy az üzleti levelek segítségével megpróbálja javítani vagy megkezdeni a szakmai kapcsolatot.
Ne tegyen túl sokat. Az őszinte bonyolság meglehetősen elfogadható, azonban nagy mennyiségű járat jelzi, hogy az üzleti kapcsolatokra támaszkodik a hízelgésre, és nem az Ön hatáskörére.