Hogyan írjunk üzleti levelet az ügyfelek számára: 10 lépés

Ha saját üzlete van, akkor valószínűleg üzleti leveleket kell írnia ügyfeleinknek. A célkitűzések különbözőek lehetnek: új események vagy feltételek figyelmeztetése, a vállalat vevői panaszaira adott válaszok. Függetlenül attól, hogy a levél oka, fontos, hogy mindig szakmai hangot és üzleti stílusot tartson fenn.

Lépések

2. rész: 2:

Üzleti levél formátuma

egy. Használjon professzionális betűsapot. Üzleti levél bemutatja cégét. E tekintetben a levélnek megfelelő nézettel kell rendelkeznie. Ne felejtse el használni a cég logóját vagy márkáját.

Hozzon létre egy betűs sapkát a kész színű sablonok segítségével Microsoft Word. Használja a valós cég logót vagy márkát.

A cím címe Business levelet írni az ügyfeleknek 2. lépés

2. Nyílt szövegszerkesztő. A vállalat minden üzleti betűjét mindig számítógépre kell nyomtatni.

Hozzon létre egy új dokumentumot, és állítsa be a 2,54 centiméter mezőket.

Használja a betűtípust a Serifs-szel, mint az új római, Grúzia vagy Arial. Tehát a betűméretnek legfeljebb 12, de nem kevesebb, mint 10. A típus vagy a betűméret nem lehet rossz ahhoz, hogy befolyásolja az olvashatóságot.

Használjon egységes időintervallumot.

A cím címe Írja meg az üzleti levelet az ügyfeleknek 3. lépésben

3. Állítsa be a blokk alakját. Blokkforma - az üzleti betűk leggyakoribb formája. Ezenkívül könnyebb konfigurálni és követni. Minden elem a bal szélre igazodik, és egy intervallummal van elválasztva. Az oldal tetejétől a következő elemeknek tartalmazniuk kell:

A mai dátum vagy a levelek küldésének dátuma. Ne felejtse el megadni a dátumot, mert a feladó és a címzett figyelembe vételére szolgál, valamint jogi célokra. Adja meg a pontos dátumot.

A feladó címe. Ez a címe szabványos formátumban. Ha a címét már megadta a betű fejlécében, akkor ez a lépés kihagyható.

Kimenő cím. Adja meg a levél címzett nevét és címét. Használhatja a "Mr." vagy a "Madam" fellebbezést. Tehát, ha Nina Serov a címzett, akkor írhatsz, mint "Mrs. Nina Serov" és "Nina Serov".

Üdvözlet. Tudsz írni "kedves Mrs. Serov" vagy "Kedves Nina Serov". Ha nem biztos benne, hogy ki olvassa el a levelet, írjon "Kedves Úr". Van egy másik lehetőség "az érdekelt felek figyelmének figyelembevételére", de egy extrém esetre kell hagyni, ha a címzett ismeretlen.

A levél alapvető része. Ezt a részt részletesebben a következő részben felülvizsgálják.

Végső rész és aláírás. Írás: "Üdvözlet", - Vagy: "legjobb kívánságok".

2. rész: 2:

Hogyan írjunk üzleti levelet

egy. Meghatározza a célközönséget. A levélhangnak mindig szakmainak kell maradnia, függetlenül a közönséget, de a szavak és a nyelvek kiválasztása a levél címzetttől függ. Ha a levelet egy másik vállalat személyzeti osztályának szánja, akkor több hivatalos nyelvet kell használni. Ha kapcsolatba lép egy adott ügyfélhez, informális és egyszerű nyelvet igényelhet.

Ez lehetővé teszi, hogy elkerülje a félreértéseket. Ne használja az olvasó számára érthetetlen kifejezéseket. Például az ügyfelek nem ismerik azokat a rövidítéseket, amelyeket a vállalat űrprogramjához használnak, így ne használja őket a levélben.
Az üzleti levél legfontosabb szabálya - a szövegnek világosnak, tömörnek és udvariasnak kell lennie.

A cím címe Írja meg az üzleti levelet az ügyfeleknek 5. lépés

2. Adja meg a levél célját az első sorban. Gondolj a levél céljára. Szeretne új irodai címet mondani? Emlékeztesse az ügyfelet az adósságról? Válaszoljon a panaszra?Emlékezz erre, ha első betűs ajánlatot kell készítenie. Ne használjon homályos szöveget, és azonnal menjen az aljára.

Írjon egy első személyt, ha kifejezi véleményét a vállalat tulajdonosának. Írjon a második személyről, ha bekapcsolja a cég vagy szervezet nevét.

Használjon egyértelműen egyértelmű nyilatkozatot, mint: "Tájékoztatás", - Vagy: "A következőket szeretnénk tudni". Írj az első személyről, ha kapcsolatba lép, mint cég tulajdonosa, mint: "Szeretnék kapcsolatba lépni veled" - vagy: "Nemrég ismertté vált nekem ..., Ezért szeretném ... ".

Például Ön (a vállalat tulajdonosa) szeretne tájékoztatni Nina Serovoy-t az adósságról egy hónap alatt. Indítsa el az ilyen betűt: "Azt akarom értesíteni, hogy 2015 márciusáig eladósodott a fiókjában".

Ha Ön a vállalat alkalmazottja, és válaszoljon az ügyfél panaszáról a vállalat űrprogramjáról, akkor kezdje el ezt: "Megkaptuk a megjegyzéseket a Mars gyarmatosítási programjával kapcsolatban".

Néha tájékoztatnia kell az olvasót, hogy a versenyben nyert vagy egy oktatási intézményben helyet kapott. Start így: "Örülök, hogy tájékoztatom ...", - Vagy: "Örömmel jelentem ...".

Ha tájékoztatnod kell a kellemetlen híreket, kezdje el ezt a kifejezést: "Tájékoztatjuk Önt ..." - Vagy: "A gondos megfontolás után úgy döntöttek ...".

A cím címe Írjon üzleti levelet az ügyfeleknek 6. lépés

3. Használjon érvényes ígéretet. A hivatalos beszédben gyakran tartós betétet használnak, de a levél szövegét monoton vagy érthetetlenné teszi. A tényleges betét lehetővé teszi, hogy információt küldjön egy döntő hangra.

Példa a szenvedő ígéretre: "Milyen lépéseket lehet tenni?"Ebben az esetben a lépések nem az akció előadója, hanem tapasztalható.

Példa egy érvényes ígéretre: "Milyen lépéseket tehetünk?"Ebben a kiviteli alakban érvényes betétet használnak, amely lehetővé teszi, hogy egyértelműen és egyértelműen közvetítse a gondolatot.

Időnként a szenvedő betét lehetővé teszi, hogy közvetítse a gondolatodat, és ne vonzza túl sok figyelmet a hiba vagy a csúnya tényre. Csak ebben az esetben használja. Általában a tényleges betét előnyösebb.

A cím címe Írja meg az üzleti levelet az ügyfeleknek 7. lépésben

4. Ellenőrizze az előző eseményeket vagy az olvasóval való kommunikációt. Talán korábban már bejelentette Nina Serovy-t az adósságról. Az olvasó az utolsó konferencián kifejezheti elégedetlenségét az űrprogramoddal. Ha már beszéltél, emlékeztesse ezt a tényt. Az olvasó képes lesz visszaállítani a fontos részleteket a memóriában, és a levél sokkal fontosabb és sürgetőbb lesz.

Használja olyan kifejezéseket, mint: "Az előző levélnek megfelelően ...", "Köszönöm időben fizetett a múlt hónapban", - Vagy: "Örülünk, hogy a konstruktív megjegyzéseket a konferencián májusban halljuk".

A kép címzett egy üzleti levelet írni az ügyfeleknek 8. lépésben

öt. Kapcsolat vagy javaslat segítséget. Adja meg a levél pozitív hangját egy udvarias kéréssel, vagy segítséget nyújtson az együttműködés formájában.

Tegyük fel, hogy Ön a vállalat tulajdonosa, és meg akarja győzni az ügyfelet az adósság megfizetésére. Használja a kifejezést: "Hálás leszek a segítségedért és azonnali fizetéséért"

Ha a vállalat nevében írja, akkor használja a kifejezést: "Szeretnénk megszervezni a személyes találkozót a személyzet vezetőjével az Ön számára.".

Az összes lehetséges kérdésre válaszoljon, és eloszlatja a kétségeket. Példa: "Örömmel válaszolunk, hogy válaszolunk a kérdésekre, vagy eloszlatjuk kétségeket a fizetésről" - vagy: "Meg akarja találni további részleteket a programunkról?"

A címet írjunk üzleti levelet az ügyfeleknek 9. lépésben

6. Töltse ki a levelet. Hívjon egy hívást az Ön oldalán vagy az ügyfél oldalán. Lehetséges, hogy egy meghatározott időszakra vonatkozó adósságot fizet, vagy az ügyféllel való találkozás megszervezése.

Írjon javaslatot a jövőben a kommunikáció reményével: "Örömmel találkozunk a következő héten egy költségvetési ülésen", - Vagy: "Örömmel, tárgyalja ezeket a szempontokat veled részletesebben az irodánkban való találkozáskor".

Adja meg, hogy a dokumentumokhoz csatolták-e a dokumentumokat. Adja hozzá azt a kifejezést, mint: "Adunk neked egy számlát az elmúlt hónapban" - vagy: "Az űrprogram egy példánya a levélhez van csatolva".

Végül használja a végső kifejezést. Az ügyfelek a legjobban írhatók: "Üdvözlettel" - vagy: "legjobb kívánságok".

Használja a "tisztelettel" megfogalmazást hivatalos betűkkel az ismeretlen embereknek.

Írjon: "minden áru", ha ismeri vagy együttműködik egy személyrel.

Kép cím Írta egy üzleti levelet az ügyfeleknek 10. lépésben

7. Kijavítani a hibákat. A megfelelő kialakítás és megfogalmazás nem fog szerepet játszani, ha a nyelvtani hibák találkoznak a levélben!

Próbálja meg megtalálni a szenvedő zálogjog minden esetét, és megfelelő változtatásokat végez.

Figyeljen a hosszú és érthetetlen ajánlatokra. Egy üzleti levélben van egy norma "jobb kevesebb, igen jobb", ezért a hosszú mondatoktól el kell utasítani.

Tippek

Levél nyomtatása a nem ismert papíron A4 formátumban. Ha küldje el e-mailben, hajtsa végre a betűt háromszor, és tegye egy szabványos borítékot.