Hogyan rendezzük a dokumentumokat betűrendben

Nyomtatott dokumentumokba vágva - mind a munkahelyen, mind a személyes szándékok - sok baj nélkül lehet, ha betűrendben egyszerűsíted őket. Az ilyen dokumentumok szervezése lehetővé teszi, hogy és bármely más személy gyorsan megtalálja a szükséges információkat, és megvédi a dokumentumokat is. Azonban nem minden olyan egyszerű, és az ábécében lévő dokumentumok rendezése számos finomság van, amelyeket most és.

Lépések

1. módszer: 2:

Rendezés ábécé szerint

egy. A nevük alapján terjessze az ábécé dokumentumait. Használja ezt az úgynevezett betűrendes mutatót.

Kép cím szerinti fájl betűrendben 2. lépés

2. Tegye a dokumentumokat egy vagy egy másik betűmappába, amely az általuk kezdődő levél alapján. Szervezze meg az azonos betűvel kezdődő dokumentumokat, szükség van a név második betűjére. Ha a második betű egybeesik - akkor a harmadik. Negyedik vagy negyedik. Vagy az ötödikben. Itt nincs eltérés az algoritmustól, és nem lehet, de ez százszorosát képvisel - ez a fajta törli az összes fehér foltot a dokumentációban.

Kép cím szerinti fájl betűrendben 3. lépés

3. Ismertesse a dokumentumokat. Mindenkinek szüksége van arra, hogy hozzáférjen az Ön által megrendelt dokumentumokhoz, tudta, hogy milyen elveket bocsátanak.

Kép cím szerinti fájl betűrendben 4. lépés

4. Tegye a dokumentumokat a dobozba, vagy hol kell tárolni anélkül, hogy megszakadna. Valami újdonság hozzáadása a dokumentumokhoz, ne felejtse el az ábécét!

2. módszer 2:

Indexelő dokumentumok

egy. Használja a címkéket az ábécé betűivel. Az indexelés (egyszerűen az aláírás) dokumentumok alapja az alapok megrendelő dokumentumok. Ebben a szakaszban a dokumentumokat el fogják halasztani a katalógus megfelelő részeire és szakaszaira. Valójában a partíciónevek a tartalmuk leírását szolgálják, majd a szekció nevét a dokumentum nevé válik. Rendezze el az ábécé szakaszokat az alábbi tanácsokkal.

Kép cím szerinti fájl betűrendben 6. lépés

2. A saját nevek indexelhetők a következő sorrendben: Vezetéknév, majd név, majd patronamikus vagy második név. Az írásjelek figyelmen kívül hagyhatók.

Ha előtagokat használnak, csatlakoztassa az előtagot a befejezett név részével, és tegye először. Az írásjelek nem szükségesek.

A Defisa figyelmen kívül hagyható, és a név részei előtt és után a hyphada helyet helyeznek el.

A rövidítések és az egyszeri pontok szavak indexelve vannak. A kezdőbetűk külön részekre zúzódnak.

A pozíciók és a regisztrált utótagok utoljára hazudik, ugyanakkor a pozíciót először jelöljük, majd utótag.

Kép cím szerinti fájl betűrendben 7. lépés

3. A szervezetekhez kapcsolódó dokumentumok egyszerűsíthetők a vállalkozások neve. Ebben az esetben a szervezet nevének minden szava különálló elemnek tekinthető. A számvitel ugyanabban a sorrendben van, amelyben a szavakat a címben mutatják be.

A rövidítések és az egyszeri pontok szavak indexelve vannak. A betűket ugyanakkor szóközzel kell elválasztani, és az egyes elemeket elkülönítik egymástól.

Ebben az írásjelek előfordulnak, az írásjelek előtti és utáni szavak az első elemben szerepelnek.

A számokat és számokat ábécé formátumban rögzítik és indexeltek, mivel indexelnének, hogy eredetileg a szavakkal. Az írásjelek ismét leesnek. Olyan dokumentumok, amelyek neve római számokkal kezdődik, a hasonlónál korábban található, melynek neve arab számokkal kezdődik, míg a számok kevesebbre nagyobbak. Csak akkor, ha a dokumentumokat elindíthatja.

Minden karaktert szavakkal írnak, a szimbólumhoz közvetlenül kapcsolódó összes számot az első elemben kell megadni.

4. Az állami szervezetek nevét az ország első helyén indexálják, és egy adott szervezet joghatósági régióját. A szervezet neve a következő elem, és a "menedzsment", "Iroda", "képviselő" és hasonló szavak.

Kép cím szerinti fájl betűrendben 9. lépés

öt. Abban az esetben, ha a nevek megegyeznek, használja a címet a dokumentumok katalógusában. Használja a következő rendelést: Név> Régió> Város> Utca neve> Házterem.

Tippek

Mindig helyezze vissza a dokumentumokat, de hol vette őket.
Az indexelés során fontos elsősorban a szabványos szabályok követésére, csak akkor - vállalati.
Olyan rendszer kialakítása, amely jelzi, hogy mikor érkezett a dokumentum.

Figyelmeztetések

Minél több ember fér hozzá a dokumentumkatalógushoz, annál nagyobb lesz egy rendetlenség.