A dokumentumtároló rendszer megszervezése: 5 lépés

Számos módja van egy kártyafájl létrehozására. A választás az Ön igényeitől és az előnyben részesített keresési módszertől függ.

Lépések

egy. Tekintsük az ábécé tároló rendszer előnyeit. Az ábécé rendszer jól működik, ha az emberek, a szerzők, a filmcímek és a könyvek nevét rendezi.D. Ha egyszerűen használhatja a dokumentumokat, az ábécé rendszer talán a legkényelmesebb és könnyen használható.

A kép rendezi a papírtörvényrendszer 2. lépését

2. Használja az elválasztást téma szerint. Ha egy adott tételkészletet megtanul, vagy dolgozik, a téma megosztása meglehetősen kényelmes lehet az információ kereséséhez. Például, ha a jogot megtanulja, a dokumentumok megoszthatók a tárgynevek: alkotmányos törvény, közigazgatási jog, nemzetközi jog és t.D.

A kép rendezi a papíradagolási rendszer 3. lépését

3. Távolítsa el az elemeket a használat gyakoriságával. Jól működik a folyamatosan használt papírokkal. Ez a rendszer jól működik egy másikval, például betűrendben. Helyezze a leggyakrabban használt információkat tömören a helyen, ahonnan egyszerűen és gyorsan eljuthat, például a papírdoboz elején.

A kép, amelynek címe rendezi a papírtörő rendszer 4. lépését

4. Próbáljon ki numerikus rendszert. Egy ilyen rendszer alkalmas számokkal vagy dátumokkal való munkavégzésre. Például, ha fiókokkal, ellenőrzésekkel, eseményekkel dolgozik, a numerikus rendszer gyorsan segíti az információkat. IT részeként hónapok és évekig külön megosztást tehetsz. Azok számára, akik számokat használnak a dokumentum azonosítására szolgáló módszerként, például orvosi papírokkal, jogi dokumentumokkal, bírósági protokollokkal és t.D. A numerikus rendszer nagyon praktikus módja a kártyafájlban szereplő információk keresésére.

A címe rendezi a papíradagolási rendszer 5. lépését

öt. Használja a színeket. Az ilyen kreatív megközelítés hasznos lesz a jó vizuális memóriával rendelkező emberek számára. A színkód segítségével segíthet a különböző projektekhez való kereszthivatkozások létrehozásában.

Tippek

Ezek az elvek hasznosak, többek között a számítógépes tárolórendszerekhez.
Használjon mutatókat az adatok nem betűrendben. A mutatókat betűrendben kell megszervezni, hogy az adatok gyorsan megtalálhatók legyenek. A mutatót a dokumentum tároló elején kell elhelyezni.
Indítsa el a rendellenességet és válassza ki a papírokat, a folyamat során, hogy milyen papírt kell jegyezni a későbbi kategorizálásra.
Önnek külön helye van olyan dokumentumokra is, amelyek nem adnak meg semmilyen rendelkezésre álló kategóriát.

Amire szükséged van

Kártyafájlok
Mappák dokumentumokhoz
Mappa tároló dobozok