A dokumentumok tárolása (illusztrációkkal) -

A tárolás, az archiválás, az információ a vállalati vagy irodai szervezet vezetésének legfontosabb része. Bármely intézmény, mint egy személy, hasznos lehet egy stabil kodifikált információtároló rendszer kialakítása számítógépen vagy egy dokumentumszekrényben. A strukturált tárolási módszerek alkalmazásával megmentheti az idejét és helyét az asztalon.

Lépések

1. módszer: 2:

Papírdokumentumok tárolása

egy. Vásároljon egy íróasztalt dokumentumok és fájlok tárolására. Szüksége lesz egy tárhelyre, ahol minden szükséges dokumentum illeszkedik. Ha nem engedheti meg magának, hogy megengedheti magának, hogy megengedhesse a legújabb modern íróasztal dokumentumokat, látogasson el a gazdaság osztályú üzleteire, vagy használja az ex-étkezési bútorokat.

2. Szisztematizálja a tárolórendszert. Szabványosított eljárást kell létrehoznia az olyan dokumentumok elhelyezésére és tárolására, amelyekre az összes felhasználó követi. Írja be az utasításokat, és tegye őket kiemelkedő helyen, hogy mindenki megtalálja a szükséges dokumentumot.

3. Tegye a dátumot az összes tároló dokumentumra. Amint megjelenik egy új dokumentum, meg kell adnia egy dátumot manuálisan vagy egy bélyegzőt ugyanazon a helyen. Töltsön időt arra, hogy írjon dátumokat a korábbi dokumentumokhoz, hogy mindent rendeljen.

4. Vásároljon sok mappát. Oszd meg dokumentumait projektekhez vagy projekt alkategóriákhoz. Idővel lehet, hogy sok olyan projektet kell megtörni, amely nagy mennyiségű információval rendelkezik.

öt. Tartsa az aktuális és befejezett projekteket különböző rekeszekben. Ha az íróasztalnál több szint van a dokumentumok tárolására, akkor az aktuális projektekhez használható, és az alsó - a végrehajtott.

6. Használja a színt a fájlok osztályozásához. A mappákat különböző színekben értékesítik. Minden egyes projekt esetében egy másik színes mappát vásárolhat. Például minden pénzügyi dokumentum lehet kék mappában, és minden design dokumentum lehet rózsaszín mappában.

7. Helyezzen címkéket a mappákra. A legtöbb irodai mappa műanyag címkével és feliratokkal rendelkezik. Használja őket, hogy azonnal megtalálja, amire szüksége van, amikor megnyitja a táblázatot a dokumentumokhoz.

nyolc. Helyezzen be új dokumentumokat felülről. Tartsa őket időrendi sorrendben, hogy az öregek hátuljanak. Meg fogja menteni az időt, amikor meg kell találnia a dokumentumot.

kilenc. Próbálja meg a dokumentumokat a hét napján. Ha sok dokumentum van papíron, vásároljon legalább hét mappát, amelyet a hét napjaira használhat. Helyezze a szükséges dokumentumokat egy hétre, hogy kiemelje, mit kell minden nap.

A mai napon nem feldolgozott dokumentumok, tedd a holnap mappába, ha szükséged van rá.

10. Ne használja az asztalt a dokumentumok tárolásának helyén. Mivel aktuális projektekkel rendelkező mappái vannak, fontos dokumentumokat kell tenniük. Kevesebbet veszítesz, ha a megfelelő helyen vannak.

tizenegy. Dobja el a felesleges dokumentumokat. A jó dokumentumtároló rendszer egyik összetevője a felesleges dokumentumokat dobja vagy csiszolja. Tehát csökkenti a tárolt dokumentáció mennyiségét, és könnyebb lesz megtalálni más papírokat.

12. Ha a kódokat már használják az irodában, dolgozzon ki digitális vagy kódolt dokumentum tárolórendszert. Ez lehet egy nagyszerű módja annak, hogy speciális információkat használjon a dokumentumok pontosabb tárolására.

13. Gondolj az elektronikus tárolórendszerre való áttérésről, ha van néhány dokumentum papír, de sok az elektronikus. Néhány dokumentum, például ellenőrzések, időmezővel, így jobban tárolják őket elektronikus formában.

Menjen a következő módszerre, hogy megtudja, hogyan kell váltani az elektronikus tárolórendszerre.

tizennégy. Tartsa együtt az összes típusú dokumentumot. A lemezek, a flash meghajtók, mappák és szórólapok külön szakaszainak eltávolítása helyett mindenféle dokumentumot tárol, ha egy projekthez vagy tárgyhoz kapcsolódik.

2. módszer 2:

Elektronikus dokumentumok tárolása

egy. A dokumentumok fő adatbázisának létrehozása előtt készítsen biztonsági másolatot. Az elektronikus dokumentumok tárolásában a legfontosabb, hogy mentse az összes fájlt, ha merevlemez-megszakad, a számítógép elindul, vagy a jelszó elveszik. Vásároljon hordozható lemezmeghajtót vagy felhő tároló rendszert.

A legjobb, ha két biztonsági másolat tárolási adatbázisokat hozhat létre. Ha nem használja a dokumentumokat a papírokra, akkor jobb, ha mind a helyi, mind a távoli biztonsági mentési bázis, ha bármi történik az irodájával vagy számítógépével.

2. Minden nap frissítse az egész számítógép és / vagy webhely biztonsági tárolási rendszerét. Azok, akik a nap sok információt töltenek be, minden órában be kell adnod az adatokat a biztonsági mentési rendszerbe.

3. Vásároljon olyan szkennert, amely csatlakoztatható a számítógéphez. Szkennelje be minden új fontos dokumentumot, hozzon létre egy elektronikus verziót, és helyezze el az elektronikus adatbázisba. Ha nagyszámú dokumentumot kell mentenie elektronikus formában, vásároljon egy szkennert automatikus dokumentumadagolóval és a programot, hogy mentse a dokumentumokat az idő mentéséhez.

4. Tartsa a jelszavát az elektronikus adatbázisból biztonságos helyen. Ne feledje, hogy biztonságosabb írja be a papír levélre, és tegye a pénztárcába vagy az asztalra, hogyan kell tárolni egy számítógépes dokumentumban. További esélye, hogy a hacker beírja a számítógépet, mint az irodában.

öt. Döntse el, hogy szoftvert szeretne használni, vagy sem. Ha az összes fájlt közvetlenül szeretné kezelni, egyszerűen hozza létre és egyszerűsítse a mappákat és az almappákat a számítógép merevlemezén. Ha előre meghatározott dokumentumkezelő rendszert szeretne használni, vásároljon egy programot az optikai szimbólum elismeréssel történő beolvasásához és szervezéséhez.

A karakterek optikai felismerési funkciója a létrehozott dokumentumok megtalálásának lehetősége. A számítógép olvashat dokumentumokat, amikor megadja a keresési kifejezéseket a programban.

A karakterek optikai elismerésével rendelkező rendszerek lehetővé teszik a dokumentumok keresését olyan szavakkal, amelyek benne vannak, például az áruház vagy a felirat neve.

6. Hozzon létre egy szabványos dokumentumnevet. Minden dokumentumot ugyanúgy hívják, beleértve a témát, a dátumot és más fontos információkat. Például az ellenőrzést fel kell tüntetni az ellenőrzésen, a dátum és a vásárolt terméken.

7. Rendezze el a mappáit és az almappákat. Ha a mappákat használja az adatok tárolásához a dokumentumkezelő rendszer helyett, meg kell osztania őket dátumok, alanyok vagy projektek szerint. Hozzon létre egy új alosztályt a mappák számára, hogy egyszerűsítse azokat, amelyekben túl sok dokumentum.

nyolc. Ne keressen kísértést az asztalon lévő fájlok mentéséhez. Amint letölti a dokumentumokat, nevezze meg őket a név szabályainak megfelelően, és azonnal helyezze el őket a megfelelő helyre, hogy könnyebben megtalálja őket.

kilenc. Ismerje meg és használjon olyan programokat, amelyek alkalmasak az operációs rendszerre. Az Apple számítógépeken a gyakran használt fájlok különböző színekkel vannak jelölve. Mind az Apple, mind az ablakokban gyakran mentett biztonsági másolatok és keresési előzmények.

Amire szükséged van

Dokumentum tárolási táblázat
Különböző színek mappái
Címkék
A dokumentumok osztályozására vonatkozó utasítások (papíron vagy elektronikus formában)
Hordozható lemezmeghajtó
Scanner