Hivatali számviteli és tárolórendszer létrehozása

Ahhoz, hogy megfelelően szervezzen munkát az irodában, nagyon fontos, hogy hatékony számviteli és tárolórendszer legyen. A dokumentumokhoz való hozzáférésű emberek számától függetlenül a rendszert úgy kell megszervezni, hogy mindenki megtalálja a szükséges dokumentumot. Ha a számviteli és tárolórendszert nehéz használni, akkor elkezdi elhagyni az összes dokumentumot a kezében, attól tartva, hogy elveszti őket a kártyafájlban, az az eredmény, hogy az asztalodat papírokkal fogják.

Lépések

egy. Válassza ki a tárolórendszert. Bármi is volt, először logikusnak kell lennie ahhoz, hogy megismerje az egyes dokumentumok pontos helyét. Lehetséges megoldások:

Ábécé. Az ilyen rendszer a legjobban megfelel, ha a legtöbb dokumentum az ügyfélneveket, a betegeket vagy az ügyfeleket tartalmazza.
Téma vagy kategóriák: A legtöbb rendszert témákban vagy kategóriákon szervezik, tökéletesen működnek a megfelelő szervezetgel, de helytelenül zavartak.
Szám / kronológiai. Az ilyen rendszer a legmegfelelőbb számozott vagy dátumú dokumentumokhoz, például a vásárlási megrendelések vagy receptek számára.

A (z) Irodai bejelentési rendszer létrehozása

2. Használjon lógó mappákat a kártyafájlokban. A felfüggesztett mappák nem eltávolíthatók, olyan borítékokként járnak el, amelyeket a dobozokból kapsz.

A cím létrehozása Office Filing System 3. lépés

3. Dokumentumok a halomban kategóriák szerint. Ha a köteg magassága meghaladja az 5 cm-t, akkor ossza meg az alkategóriába. Ha a köteg túl alacsony, egyesítse meg egy másik veremmel és nevezze át. A verem nevének lehetővé kell tennie, hogy könnyen meghatározza, hogy melyiket kell küldeni egy adott dokumentumot.

A cím létrehozása Office Filing System 4. lépés

4. Helyezzen minden köteget egy papírburkolatba, és világos megnevezést adjon. A legjobb, ha a középpontban lévő fülekkel rendelkező mappákat használhat, és nem egy ellenőrző sorrendben, hogy a dokumentumok tisztán néződjenek.

öt. Hajtsa a borítékokat a lógó mappákban. A legtöbb dokumentum esetében a rendszeres felfüggesztési mappák alkalmasak, de vastagok vagy alkategóriákra osztva, használd a mappákat egy lapos fenékkel. A mappákat bármilyen sorrendben megtalálhatja, de általában az ábécé rendszert használja.

A cím létrehozása Office Incking System 6. lépés

6. Felismerje a külső neveket tartalmazó külső mappákat borítékként. Helyezze el az összes műanyag fület a mappa bal oldalán, ha nem használja a függőleges fájlt. Az utóbbi esetben, amikor a mappák balról jobbra vannak elhelyezve a nyitott fiókban, és nem az elülső oldalról a hátsó falra, helyezze a jobb oldali lapokat.

A cím létrehozása Office Filing System 7. lépés

7. Tartalék mappák és borítékok kell hajtani a következő fájlokat, így bármikor gyorsan egy mappát, ha van egy dokumentum, amely nem utal a meglévő mappák. Ne használjon túl vastag vagy vékony mappákat. A dokumentumok átrendezésénél ne felejtse el megváltoztatni a mappák nevét.

nyolc. Az év végén távolítsa el az összes mappát, jelölje meg az új papírmappákat ugyanazokkal a kategóriájú nevekkel, és helyezze őket a szekrénybe. Menjen át a régi mappákon, hogy átadja a szükséges dokumentumok részét az aktuális mappákhoz, és küldje el a többit az archívumhoz.

Tippek

Előfordulhat, hogy a színes kódoló mappákat a színes címkék nyomtatásával jelöli a számítógépen, hogy a kártyafájl hatékonyabban néz ki. De ha módosítani kell, például adj hozzá egy mappát, akkor megzavarhatja, ha úgy találja, hogy befejezte a megfelelő szín mappáit, és manuálisan kell aláírnia a mappát. Az egyszerű megbízhatóbb.

Figyelmeztetések

Soha ne hozzon létre egy "vegyes" nevű veremet, különben soha nem osztja meg ezeket a dokumentumokat kategóriák szerint.
A dokumentum tárolórendszerének megszervezése, kövesse a fájl megrendelését. Minden nap exprrobe az idő, hogy rendezze és távolítsa el a dokumentumokat az asztalról. Ne adjon kísértést, hogy mély kosárot helyezzen el a fenti dokumentumokhoz, különben kitölti, és a rendezetlen dokumentumok raktárideje lesz.