Az irodai fájlok rendezése: 7 lépés

Az irodai fájlok megszervezése nehéz feladat lehet, különösen akkor, ha nagy számú fájlja és dokumentuma van. De nem lehet fájdalmas folyamat. A fájlrendszer perspektivikus tervezése és döntéshozatala segíthet a fájlok megszervezésében az üzleti igények kielégítésére, és biztosítja, hogy hatékonyabban keresse meg a fontos dokumentumokat. Itt vannak olyan lépések, amelyek segítenek az irodai fájljainak megszervezésében.

Lépések

3. rész:

Jelölje ki az időt a válogatáshoz

egy. Jelölje ki a fájlok rendezéséhez elegendő időt, hogy ne kell többször elkezdeni és megállítani. Győződjön meg róla, hogy elegendő mappája és gyorsbillentyűje van az új fájlok létrehozásához, mielőtt elkezdené.

3. rész: 3:

Dokumentumok és fájlok rendezése

egy. Oszd meg a szervezni kívánt dokumentumok és fájlok tömegét, kisebb, kezelhető csomagokat.

Jöjjön minden csomagon egyedileg, és dobja ki vagy böngésszen azokat a dokumentumokat és fájlokat, akikből megszabadulhat a fájlterület lerövidítéséről és minimalizálja a rendetlenséget.
Oszd meg a menteni kívánt dokumentumokat és fájlokat, 2 különböző verem: 1 - A fájlokhoz, hogyan kell kezelni az elkövetkező hónapokat, és 1 - az archiválható fájlok esetében, és nem igényel hozzáférést a közeljövőben.

2. Tárolja a mappákat ábécé sorrendben, ha ügyfélfájlok vannak. Például, ha minden egyes mappa személy vagy cégnév, akkor figyelembe veheti a szisztematizálás lehetőségét ábécé sorrendben az emberek nevével. Ha igen, győződjön meg róla, hogy az egyes fájlfülek a személy egyértelműen vezetéknevével vannak jelölve, majd a név. Tárolja a mappákat betűrendben, majd jelölje meg a kártyafájl dobozát úgy, hogy tudja, melyik doboz tartalmaz vezetékneveket, melyik levélben található.

A kép megszervezése Office Files 4. lépés

3. Tartsa az információkat kategóriák szerint, ha fájlokat tartalmaz a vállalkozás különböző részein. Van néhány fájl a fiókok, karbantartás vagy szerződések esetében, ebben az esetben meg kell szervezni őket különböző kategóriákban a rendszerezéshez. Törölje az egyes fájlokat a megfelelő kategóriával, és helyezze el az összes releváns dokumentumot. Előfordulhat, hogy létrehoznia kell az alkategóriát, ezért használja a hamis tároló mappát az alkategóriák kategóriájának és fájlmappáinak kijelöléséhez.

Hozzon létre egy olyan dokumentumot olyan dokumentumokhoz, amellyel sürgősen kell kezelnie, hogy tudja, hol találja meg a fontos dokumentumokat.

Helyezze a fájlokat a szekrénybe, hogy az ideiglenes fájlok az archivált fájlok előtt vannak-e. Így a fájlok, amellyel a delegális gyakran elérhető lesz.

3. rész: 3:

Havi fájlok létrehozása

egy. A fenti módszerek használata mellett adjunk hozzá egy hónapos mappák halmazát (és évek ----). Ha nincs ideje, hogy azonnal megtegye, legalábbis tegye a dokumentumokat egy havi fájlba, hogy képes dolgozni a kronológiai sorrendben benyújtott információkkal. Azt is garantálja, hogy Önnek tippjei lesznek, ahonnan elkezdheted keresni, ha szüksége van valamire.

A havi fájlok is jó helyek olyan dokumentumok tárolására, amelyek valójában nem felelnek meg más kategóriáknak.

2. Az év végén nézze meg, mi marad a havi mappákban, és megtalálhatja a rendszerességet - és egy új fájlcsoport (kategória neve), amely alkalmas a rendszerben. Hozzon létre egy fájlt az új évben.

3. Az információ többi részét havonta. Tárolja egy fájlban Vegyes (Év ----).

Tippek

Miután szervezett irodai fájljaikat, maradjon szervezett. Legyen következetes, ha a fájlkezelő rendszerrel dolgozik, és helyezze el mindent, ahol kell lennie.
Dobja ki, átdolgozza vagy böngészheti a krochdokumentumokat, hogy ne kelljen elkerülni az új fájlkezelő rendszer zavartságát.

Amire szükséged van

Fájlok szekrénye
Felfüggesztett fájlok
Mappák
Címkék (címkék)
Markerek