A dokumentumok archiválása: 6 lépés (illusztrációkkal)

Az archiválás az elektronikus formában történő információ tárolásának egyik módja. Sok szervezet minden nap papírra konvertálja a szöveget egy digitális formátumba, hogy növelje a dokumentumok élettartamát. Ez a számítógép által létrehozott, hatalmas mennyiségű adatokkal kombinálva azt jelenti, hogy az archiválási dokumentumok fontossága csak nő. Ha tudod, hogyan kell az archiválni a dokumentumokat, felszabadíthatja a számítógépet, hogy a számítógép folyamatos primerebben feldolgozza a jelenlegi dokumentumokat.

Lépések

egy. Dokumentumok archiválása a zip-fájlba. Nagyon kényelmes módja a fontos, de ritkán használt fájloknak, mivel a zip fájlok csökkentik a merevlemez által elfoglalt helyet.

Jelölje ki a konvertálni kívánt fájlokat a zip formátumra.
Kattintson a jobb gombbal, és válassza a "Küldés" lehetőséget.
Fájlokat küld" Tömörített zip mappa".
Ellenőrizze, hogy az összes fájl valóban ott van-e, kattintson duplán a zip mappára. Ha igen, törölheti a forrásfájlokat.

2. Dokumentumok rögzítése egy külön médiához. Népszerű lehetőség a digitális archiváláshoz - Külső mágneses szalagos meghajtók, külső merevlemezek vagy flash meghajtók.

3. A CD-n vagy DVD-felvevőkkel rendelkező dokumentumok biztonsági mentése, ha CD-vel vagy DVD-felvevővel rendelkezik. A biztonsági másolatok egy másik módja az archívumnak, bár valószínűleg ismeri ezt a módszert egy másik név alatt - felvétel. Például a Windows használja a „Live fájlrendszer” és „elsajátította” formátumok (jobb kompatibilitás más eszközökkel) másolni a fájlokat a CD vagy DVD.

Helyezzen be egy rögzíthető CD-t vagy DVD-t a számítógép meghajtó- vagy DVD-felvevőjébe az élő fájlrendszerhez.

Amikor megjelenik a párbeszédpanel, kattintson "Fájlok írása lemezre adatokkal".

Adja meg a lemez nevét, majd kattintson a "Tovább" gombra.

Várjon, amíg megjelenik egy üres lemez mappa. Ez azt jelenti, hogy a lemez formázva van és készen áll a fájlok másolására.

Nyissa meg a mappát az archiválni kívánt dokumentumokkal, és húzza a fájlokat egy üres lemez mappába.

Mastered formátumhoz helyezze be a rögzíthető CD-t vagy DVD-t a számítógép meghajtójába vagy DVD-felvevőjébe.

Amikor megjelenik a párbeszédpanel, kattintson a "Fájlok rögzítése az adatlemezre".

Adja meg a lemez nevét, és kattintson a "Formázási beállítások megjelenítése" gombra.

Válassza a "Mastered" lehetőséget, és kattintson a "Tovább" gombra.

Várjon, amíg megjelenik egy üres lemez mappa. Ez azt jelenti, hogy a lemez formázva van és készen áll a fájlok másolására.

Nyissa meg a mappát az archiválni kívánt dokumentumokkal, és húzza a fájlokat egy üres lemez mappába.

4. Dokumentumok küldése külső tároláshoz.

Amellett, hogy az archív fájlok helyének működése mellett a biztonságos távoli tároló védi az információt egy balesetből, például tűz és merevlemez-meghibásodásból.

Ezzel a szolgáltatással ellátott vállalatokkal közvetlenül kapcsolatba kell lépnie a céggel, hogy tisztázza, hogyan működik, és milyen garanciákat tartalmaz a dokumentumok távoli archiválásában.

öt. Használja a digitális archiváló szoftvert.

A dokumentum megjelenésének egyik leghíresebb módszere PDF fájl létrehozása. Az Adobe Acrobat néven ismert, az Adobe Acrobat néven ismert, hogy a dokumentumokat PDF formátumba konvertálja különböző programokból. Vannak olyan ingyenes programok is, amelyek létrehozhatják ezeket a fájlokat.

Az Adobe szoftver jövőbeli verziói kompatibilisek a korábbi verziók dokumentumaival.

Ezenkívül a PDF-dokumentumolvasó ingyenes letölthető az Adobe weboldaláról.

6. Tartsa tisztában a legújabb technológiákat az archiválási dokumentumok területén. Mivel a mai releváns holnap elavult lehet. Ezért a problémák az archív fájlok új rendszerre történő átvitele során lehetségesek.

Tippek

A könyvtári fájlokat az Ön vagy más emberek gyorsan megtalálhatják a szükséges dokumentumokat. A legegyszerűbb módja a fájlnév vagy mappa, a név és a dátum beillesztése. Ha például az üzleti jelentéseket archiválja, az "Üzleti fájl 1. negyedévének" mappát hívhatja meg. Az archívumok osztályozásához nagyobb rendszerekben metaadatokat használnak.
Egy másik ok az archiválási fájlok archiválására - az információk tárolására irányuló jogi követelmények.

Figyelmeztetések

Meglévő veszély - a fájl károsodásának kockázata. Győződjön meg róla, hogy jól bevált rendszert használ az adatok biztonsági mentéséhez.
A multimédiás adatok gyakran társulnak bizonyos hardverekhez vagy szoftverekhez, amelynek eredményeképpen nem állnak rendelkezésre az egyes rendszereken kívül.
Ha a rendszer nem fordul elő az archiválási dokumentumokhoz, ez nem szándékos fájlok elvesztéséhez vezethet, különösen akkor, ha tévesen eltávolították őket.

Amire szükséged van

Külön tárolórendszer, ha egy másik médiumra archiválni kívánja a dokumentumokat.