Az üzleti folyamatok elemzése: 6 lépés

Az üzleti folyamat olyan rendszer, amelyet a vállalat a cél elérése érdekében használ. Ezen kifejezés is meghatározható olyan műveletek sorozataként, amelyek lehetővé teszik a termék vagy ügyfélszolgálat létrehozását. A tisztek elemzik az üzleti folyamatokat, hogy meghatározzák a folyamat előnyeit és hatékonyságát. Először is, a fej az aktuális folyamat elemzését végzi. Ezután a kézikönyv dönthet úgy, hogy módosítja a meglévő folyamatot. Tehát a továbbfejlesztett folyamat segíteni fogja a vállalat időt, csökkenti a költségeket, vagy hozzon létre egy vonzóbb terméket.

Lépések

2. rész: 2:

Meghatározza az üzleti folyamat létrehozásának eljárását

egy. Vázlatos üzleti folyamat. Az üzleti folyamat a munkavállalók napi tevékenysége, amelyek célja a szervezet céljainak elérése. A folyamat megtestesíti azokat a lépéseket, amelyek egy adott célra vezetnek. Az üzleti folyamatnak minden olyan változásra vagy kivételre kell kiterjednie az ilyen folyamatból. Ahhoz, hogy megfelelően jöjjön az elemzéshez, először meg kell fontolnia az üzleti folyamat létrehozásának eljárását.

Vegye figyelembe a feladat mennyiségét. Tegyük fel, hogy frissíteni szeretné a számlák küldésének folyamatát az ügyfelek számára. A feladat mennyisége az elvégzendő munka mennyisége. Ebben a példában feltételezzük, hogy a kötet egy kliensenkénti fiók. Mondjuk, átlagosan a vállalat havonta 200 számlát küld.
Határozza meg a kívánt eredményt. Mit akarsz elérni ezt a folyamatot? Ebben a példában arra törekszünk, hogy fiókot küldjön minden ügyfélnek a termék biztosítása után. A fiók nyomtatott példányát küldesz, amikor szállítási megrendelést küld, és e-mailben küld egy fiókot e-mailben.
Az egyes folyamatokon belül vannak alprocesszelek. Minél kifejtesebben a folyamat, annál könnyebb az elemzés és a javítás.
Dokumentum üzleti folyamat. A folyamat a lépések sorrendjeként dokumentálható, valamint létrehozhat egy blokkdiagramot. A nagy szervezetekben a folyamat gyakran kiterjed különböző részlegekre. Tehát a számlák küldésének folyamata a fiókkimutatási és számviteli osztályt használhatja.
Meghatározza a szervezet szerkezeti egységeinek részlegeit vagy funkcióit ebben a folyamatban, valamint minden beruházás és eredmény. Például összeállításához bérkimutatás arra van szükség, hogy ismeri a beruházás a termelési részleg és a töltött időt, a postparter arányok és összegek levonása, hogy a személyzeti részleg.
Írja le az összes kivételt a folyamatról. Az üzleti tevékenység minden típusának kivétele vagy változata van. Például néhány ügyfele jelentős kedvezményeket kap. Nagy mennyiségű terméket rendeltek. A számlakivonat részlegének tükröznie kell ezeket a kedvezményeket a számlák számításaiban. A nagy kedvezményeket manuálisan kell megadni, hogy pontos fiókot képezzen.

2. Dokumentum üzleti folyamatot és meghatározza a létrehozott folyamat típusát. A típusú folyamatok szétválasztása segít a javítások elemzésében és megvalósításában. Az azonos típusú két folyamat esetében gyakran használják ugyanazt a fejlesztési módszereket. A folyamat lehet termelési, segéd- vagy vezetői.

A termelés napi elvégzési feladatok, amelyek lehetővé teszik az ügyfelek termékét vagy szolgáltatását. A számvitel termelési folyamatnak nevezhető. Nagyon fontos, hogy az ügyfelek pontos beszámolókat küldjön, hogy azonnal megkapja a kifizetéseket.

A néven látható segédfolyamat, amint azt a név, célja, hogy segítsen a termelésnek. Személyzeti osztály - A segédosztály vizuális példája. A Hoothementoviki segíti a Fiókkimutató részleg vezetőjét abban, hogy vannak interjúk és új munkatársak. A személyzeti osztály nem működik közvetlenül az ügyfelekkel, de segíti a termelési osztályokat.

Minden szervezetnek szüksége van egy útmutatóra, amely gyakorolhatja a vállalkozás általános irányítását. A költségvetési tervezési és végrehajtási folyamat - menedzsment folyamat. Minden vállalat formális költségvetési folyamatot igényel. Ehhez a menedzsmentnek meg kell vitatnia a Társaság pénzügyi igazgatója részlegének költségvetését.

3. Elemezze az üzleti folyamatokat a hatékonyságért. Bármely üzleti folyamat beruházásokból és eredményekből áll. A munkaerő, az energia, az anyagok, a termelési eszközök befektetések. A mellékletek olyan eszköz, amely nyereséget és jövedelmet eredményez, míg az eredmények anyagi termék vagy szolgáltatás. A mellékletek a folyamatba esnek, és eredményt hoznak létre. Végezzen elemzést az alacsony hatékonyságú szempontok azonosítására.

A folyamatnak hatékonyan kell használnia a mellékleteket az eredmények megadásához. Például az automatikus javítóműhely hálózata. A befektetései a munkaerő, a berendezések és a pótalkatrészek, az eredmény - az ügyfelek javított járművei.

Hosszú javítások vagy nagy mennyiségű közelgő munka azt jelzi, hogy a folyamat nem minden sima. Az egyik probléma lehet egy irreális munkaterv.

Ha a pótalkatrészek költsége meghaladja a költségvetésben előírt összeget, akkor ez egy másik jele a hatékonyságnak. A probléma lehet a beszerzés vagy beszállítók munkájában.

Az azonosított probléma jellegétől függően el kell dönteni, hogy mely folyamatokat kell javítani. Ha több folyamat jelenlétében prioritásokat kell létrehoznia, válassza ki azt a folyamatot, amely a legnagyobb hatással van a tevékenységére. Például először csökkenteni kell a várakozás hosszát, különben kockáztathatja az ügyfeleket. A folyamat javítása az első prioritásnak kell lennie.

2. rész: 2:

Töltsön el üzleti folyamatelemzést

egy. Beszéljen egy vezető személyzettel. Határozza meg a javulást igénylő folyamatot, majd megvitatja azt az ilyen folyamat végrehajtásáért felelős emberekkel. Tegyen fel minden kulcsfontosságú résztvevőt, hogy megtudja javaslataikat a folyamat lehetséges javítására vonatkozóan.

Kérdezd meg, hogy milyen intézkedéseket hajt végre a munkavállalóknak és miért csinálják.
Határozza meg az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges mellékleteket, valamint az ilyen beruházások forrásait. Ha farmer ruhát készít, tudnia kell, hogy ki biztosítja az anyagot, és milyen gyakran termeli a szállítmányt.
Határozza meg az egyes feladatok eredményeit és az eredmény címzettjét. Ha a javítóipari gépet használja, akkor a mechanikának dokumentálnia kell a végrehajtott munkát, és elküldi ezt az információt a Fiókszámlakivonat részlegéhez. Ezután ez a részleg meghatározza a pontszámot az ügyfélnek.
Hallgassa meg a munkavállalókat arról, hogyan lehet kiküszöbölni az aktuális folyamat azonosított hiányosságait.

2. Hozzon létre egy blokkvázlat minden üzleti folyamat. A rendszer segít a vizuálisan bemutatni minden folyamatot. Hozzon létre egy blokkdiagramot a protokoll megvitatása alapján. A blokkdiagramnak tartalmaznia kell az összes olyan műveletet, amelyet az üzleti folyamat során kell végrehajtani.

Fontos tisztázni, hogy az üzleti folyamatdiagramnak csak bizonyos intézkedéseket kell tartalmaznia, amelyeket a munkavállalóknak követniük kell.

A blokkdiagram manuálisan vagy speciális szoftverekkel készíthető el. Használja a szövegszerkesztőket és feldolgozási programokat a szükséges rendszer létrehozásához. Van egy speciális szoftver is.

A blokkdiagram lehetővé teszi, hogy vizuálisan megnézze az egész folyamatot. Az ilyen vizuális eszköz leegyszerűsíti a nem hatékony szempontok keresési és megszüntetési folyamatát.

Változtassa meg a folyamatot, tanulja meg az eredményeket és telepítse, hogy megkapja-e a kívánt javulást. Ellenkező esetben ismételje meg a folyamatelemzést, és pontosabban meghatározza a javítani kívánt szempontokat. A folyamatelemzés folyamatosan történnie kell.

3. Gondolj a folyamat javítására vonatkozó ötletekre. Gyakran a folyamatok a vállalat több részlegének részvételét igénylik. Csoportos megbeszélések megszünteti a hiányosságokat, amelyek befolyásolják a munka több érintett területek, valamint megerősítik a szolgáltatott információk magánbeszélgetések egyes résztvevők a folyamatot.

Összefoglalja az információkat, és kiterjeszti a folyamat valamennyi résztvevőjét, beleértve azokat is, akik nem vettek részt a vitában. Érdekli az egyes résztvevők véleményét. A vélemények segítenek átfogó elemzés elvégzésében.

A kapott információk segítenek egyértelmű elképzelni, hogy hogyan működik ez a folyamat, és milyen hátrányai vannak jelen.

A munkavállalókkal folytatott megbeszélések a jövőbeli fejlesztések alapja lesz. Ezek a változások csökkenthetik a költségeket, csökkenthetik a ciklus időtartamát, egyszerűsíthetik a folyamatot, vagy javíthatják az ügyfélszolgálat javítását.