Hogyan írhat egy e-mailt az ügyfélszolgálatnak

Számos különböző helyzet van, ahol az ügyfélnek kapcsolatba kell lépnie a vállalatokkal vagy a gyártókkal, különböző üzleti kérdésekben. De amikor eljön az idő, küldjön egy e-mailt az ügyfélszolgálatnak, néhány ember érezheti a halott végén. Gyakran kérdést, hogyan kell írni egy ilyen leveleket elektronikus formában, mivel ezek általában írva a papír változat, és amely általánosan elfogadott normák leggyakrabban alkalmazni levelek ilyen típusú. Bár az ilyen szabványok az ipar, a régió és a kultúra függenek, még mindig vannak olyan általános ajánlások, amelyek biztosítják a támogatási szolgáltatáshoz küldött e-mail hatékonyságát. Itt vannak a legjobb ajánlások azok közül, akik korábban találkoztak ilyen betűkkel.

Lépések

1. módszer 1:

Írjon egy e-mailt az ügyfélszolgálatnak

egy. Ellenőrizze a webhelyet. Győződjön meg róla, hogy a vállalat még nem döntött a problémádra, mielőtt levelet küldene. Időt és erőfeszítéseket takarít meg mindenkinek, beleértve Önt, és hálával fogják érzékelni.

Miközben ellenőrizze a webhelyet, keresse meg a legjobb kommunikációs csatornákat. Az e-mail nem mindig a legjobb csatorna, és tiszteletben kell tartania a vállalat ilyen politikáját, és más módon lépjen kapcsolatba. Számos vállalat kínál telefonos támogatást és további támogatási szolgáltatásokat, például az előfizetői postafiókot.

A kép címe Írjon egy e-mailt az ügyfélszolgálatnak 2. lépésnek

2. Keressen különleges online erőforrásokat az interneten. Számos vállalat kínál egyedi e-mail címeket speciális kérdésekben, például az áruk szállításának nyomon követése, az áruk visszaküldése vagy technikai támogatása. Lehetséges, hogy a rendelkezésre bocsátott kommunikációs csatornák használata sokkal hatékonyabb lesz, mint a Társaság teljes e-mailje. Ezenkívül, ha figyelmen kívül hagyja a megadott kommunikációs létesítményeket, a vállalathoz való kötődés folyamata jelentősen több időt is igénybe vehet.

Kép cím Írta egy e-mailt az ügyfélszolgálatnak 3. lépésben

3. Engedélyezze az Ön támogató szolgálatában azonosítható információkat. A vállalatoknak meg kell tudniuk, hogy mely termékeket vagy szolgáltatásokat szereztek meg, valamint az áruk szállításának és a szolgáltatások nyújtásának megvásárlási időpontját. Lehetséges, hogy a vállalatoknak is meg kell ismerniük otthoni címét és a megvásárolt áruk számát. Győződjön meg róla, hogy mindez az e-mailben található.

Kép cím Írta egy e-mailt az ügyfélszolgálatnak 4. lépéssel

4. Használja a megfelelő hangot. Egyes szakértők figyelni arra, hogy a betűk ügyfélszolgálati írt az etikett lehet figyelmen kívül hagyni, vagy azok hatékonyságát sokkal kisebb lesz. Próbáljon ragaszkodni egy bizonyos stílushoz a levélben, amely megmutatja az oktatás és a tudás szintjét, anélkül, hogy túlzott provokatív "nyilatkozatokat használna.

A kép címe Írjon egy e-mailt az ügyfélszolgálatnak 5. lépésnek

öt. Kérdezze meg a kívánt módon. Sok tapasztalt e-mail írja az ügyfélszolgálat szolgálja azt hiszi, hogy jobb, ha őszinte az elvárásairól. A társaság egyetért vagy nem az Ön igényei szerint, de egyértelmű tájékoztatással segít a cég képviselője nem csak megérteni a szempontból, hanem mutassa meg véleményét minden olyan kérdésben, termékekkel vagy egyéb problémák ügyfélszolgálat.

Tudjon meg többet a vállalat politikájáról. A kérelem elkészítésekor először kutathatod a kutatást, hogy megértsük, hogy milyen követelmények valószínűleg teljesülnek. A probléma megoldása merült fel - attól függ, hogy Öntől függ, de a vállalat helyzetének megértése segít abban, hogy hatékonyabbá tegye az üzeneteit.