A folyamat dokumentálása
A vállalatok gyakran dokumentálják az egyes munkavállalók folyamatát, hogy tudják, hogyan kell helyesen elvégezni, vagy elemezni a folyamat javítását. Ha felkéri, hogy dokumentálja a folyamatot, vagy önmagunk úgy döntöttünk, hogy ezt megteszi, győződjön meg róla, hogy azokat az embereket használja, akik meglehetősen tapasztalt és kompetensek a folyamat egészében. A következőket írják le kétféle grafikai ábrázolás, de ha úgy gondolja, hogy a folyamat alkalmasabb egy másik típusú vagy szöveges dokumentum egyszerű diagramjához, használhatja az opciót. Ebben az esetben olvassa el a szakaszt megosztott tippekkel, hogy ötletet kapjon a folyamat dokumentációjának céljával.
Lépések
1. módszer a 4-ből:
Döntést hoz a folyamat dokumentálására
egy. Ha lehetséges, egy időben összpontosítson egy folyamatra. Ne próbálja meg leírni az összes munkát egy strukturális rendszerben. Sokkal könnyebb nyomon követni számos rövid dokumentumot, amelyek külön leállítják az egyes feladatokon.
- Ha nagyszabású projektet kell dokumentálnia, mint egy vállalat termékének létrehozását a koncepciótól az értékesítésig, akkor használjon egyszerű neveket, hivatkozva az egyes feladatokra a folyamat belsejében. Szükség esetén további dokumentumokat használjon az egyes feladatok részletesebb magyarázatára.
2. Fűszerezze az egész képet a kisebb folyamatokba. Ezek kulcsfontosságú feladatok lesznek, amelyeket a folyamat során végeznek. Ha nem nagyon jól ismeri a dokumentumok témáit, kérdezze meg nekik a projektmenedzsereket vagy más szakértőket ebben a folyamatban, hogy világos elképzelést kapjon a vonatkozó feladatokról.
3. Döntse el, hogy az egyszerű folyamat elegendő-e a szöveges dokumentumhoz.Ha a folyamat nem olyan eltérő minden alkalommal, és csak néhány megoldást vagy változatot tartalmaz, akkor csak leírhatja a lépések listáját. Használjon elektronikus szöveges dokumentumot (például egy Microsoft Word fájl), vagy csak egy bélelt papírlapot.
4. Tekintsük a strukturális rendszer létrehozásának lehetőségét. Egyszerű strukturális rendszer - a kényelmes módja annak, hogy vizuálisan jelenítsük meg a folyamatot az ezen az oldalon szereplő szakaszban leírtak szerint. Ön is bonyolultabb strukturális rendszereket hozhat létre, de a legtöbb folyamat nem igényel. Gondolj, hogy kövesse az ebben a szakaszban szereplő utasításokat a komplex rendszereknél, ha a folyamat több mint tíz lépést tartalmaz és Több mint három embere van, akik különböző lépéseket tesznek a folyamatnak.
öt. Ha lehetséges, próbáljon meg tömör rendszereket létrehozni. Az egyik oldal tökéletes, de még a komplex folyamatokhoz is, próbálja meg korlátozni magunkat 5 oldalra és kevesebbre. Csak szakosodott és összetett feladatok szükségessé teszik a dokumentumokat hosszabb ideig, és csak akkor is, ha vannak olyanok, akik feladatokat végeznek.
6. Kapcsolja be a vizuális eszközöket, ha segítenek megkönnyíteni a folyamat olvasását. Vannak, akik jobban érzékelik az anyag vizuális ábrázolását, mint a szöveg elolvasása, különösen akkor, ha ezek a vezetők, vezetők vagy más emberek, akik nem lehetnek gyakorlati tapasztalata a dokumentumban. Ez lehet diagramok, fotók vagy képernyőképek, de hagyjuk, hogy egyszerűek és világosak legyenek.
7. Hívja az embereket a pozíciójuk szerint, és nem név szerint. A dokumentum hosszabb ideig tarthat, mint egy személy. Ne írj: "Küldje el a protokoll gyűjteményét". Ír: "Küldje el a protokoll találkozószékét." Ha úgy gondolja, hogy a név szükséges annak biztosításához, hogy az olvasási dokumentum tudta, akivel kapcsolatba lép, írjon nevet és a pozíciót.
nyolc. Egyértelműen kijelöli az egymással kapcsolatos folyamatokat. Például egy dokumentum a folyamathoz "Információs Bulletin szervezése" Megjegyzésekkel végződhet: "A végeredmény szerkesztésre kerül. Cm. A hívott dokumentum "Bulletin szerkesztése". A hívott dokumentum "Bulletin szerkesztése" Megkezdheti megjegyzi: "Ezt a dokumentumot megelőzően "Információs Bulletin szervezése" És vége "Most közzéteszi. Cm. A hívott dokumentum "Közzétételi közlemény".
kilenc. Meg kell hoznia az elérhető dokumentumokat, amelyek szerkeszthetők. Másolatok, hogy az emberek képesek olvasni vagy tanulni. A fő elektronikus dokumentumnak olyan formátumban kell lennie, amely szerkeszthető, hogy szükség esetén módosítható legyen.
10. Óvatosan jelezze a folyamat dokumentációját. Jegyezze fel az utolsó szerkesztés létrehozását és dátumát az egyes dokumentumok kiemelkedő helyén, például az oldal tetején. Ha a dokumentum több embert szerkeszthet, akkor is megadhatja az utolsó változás dátuma melletti nevét vagy kezdőbetűit is. Végül jelölje meg a fájl nevét és nevét, amely egyértelműen világossá teszi, hogy melyik folyamatot dokumentálják.
2. módszer a 4-ből:
Strukturális rendszer létrehozása
egy. Az egyszerű feladatok egyszerű magyarázatához hozzon létre strukturális rendszert. Nagyszerűek az alapvető információk képére, csak olvasásra és vizuálisra. A strukturális rendszerek felhasználhatók az új munkavállalók számára az egyszerű feladatokkal foglalkozó szakképzés során, vagy segíteni egy munkavállalónak, aki átmenetileg teljesíti a feladatot a kollégájának hiánya miatt.
2. Szervezze meg a szerkezeti sémát balról jobbra vagy felülről lefelé. Ha ilyen rendszert készít, rajzoljon egy keretet minden egyes folyamatfeladathoz, és csatlakoztassa őket nyilakkal, hogy megmutassa a szükséges feladatok elvégzésének sorrendjét. Indítsa el az oldal bal vagy tetejét, hogyan tenné meg, ha írta. Ha a lépéseket rendben helyezi, akkor azonnal könnyebb lesz megérteni, hogy melyik közülük.
3. Kezdje a bögre kijelölésével "Rajt." Ha a rendszer elég kicsi és egy sorban vagy oszlopban helyezkedik el, előfordulhat, hogy nincs szükség ilyen körre. És sok összetett strukturális rendszerben hasznos lehet egy ilyen nyilvánvaló kör "Rajt".
4. Rajzoljon egy háromszöget az első feladatnak. Rajzoljon egy nyílra mutató bögre "Rajt" A keretrendszer előtt az első feladat. Például, "Vegye át az Ügyfél megrendeléseket."
öt. Kép egy nyíl a következő feladatra vagy kérdésre. Ez a nyíl a következő keretet jelzi a második feladatsal. Ha a második feladat végrehajtása előtt döntést kell hoznia, vagy válaszolnia kell a kérdésre, írja ezt a kérdést a rombuszon belül.
6. Menj a rombuszoktól olyan megoldásokkal, amelyek a válaszoktól függenek. Például, mondjuk, hogy a keret a feladat "Vigyázzon az ügyfélre" egy rhombushoz vezet egy kérdéssel "A víz elrendelte?" Rhomba-tól két nyilat rajzoljon. Egy írásban "Igen" és csatlakozzon egy kijelölt kerethez: "Adjon kliens vizet". A másik nyíl írásakor "Nem" és vezesse azt a jelzett kerethez "Átadja a megrendelést a szakácshoz".
3. módszer a 4-ből:
Összetett strukturális rendszer kidolgozása
egy. Használja őket olyan komplex folyamatokhoz, amelyek több embert vagy osztályt használnak. Ha olyan átfogó folyamatot dokumentál, amelyben több ember, csapat vagy osztály vesz részt, amely külön dolgozik, figyelembe vesszük egy összetett strukturális rendszer kiviteli alakját. Az itt leírt strukturális rendszer típusát hívják"Úszszalagok rendszere" vagy "Rammler-Brasha". A rendszer szerint egyértelműen látható, hogy ki felelős minden egyes feladatért, és könnyebb meghatározni azokat a részeket, ahol a folyamat javítható.
- A strukturális rendszernek leírnia kell, hogy a folyamat hogyan történik meg most, és nem, hogyan kell megtörténnie.
2. Gondolj a szoftver használatára. Ennek eredményeként a rendszer valószínűleg gondoskodik róla, és olvasható, ha a szoftvert diagramok létrehozására használják. Az elektronikus fájl jelenléte is leegyszerűsíti a változásokat, ha szükséges. Nézd meg az internetet "A folyamat leképezéséhez", De győződjön meg róla, hogy letölti vagy megvásárolja, amellyel létrehozhat Rammler-Brasha rendszereket.
3. Óvatosan írjon az oszlopra a folyamatban lévő összes résztvevő listáján. Minden vonalat a tanszék, a csapat vagy az egyéni hozzászólás címe jelöli. Minden résztvevő felelős lesz a vízszintes vonalon elhelyezkedő feladatokért, amelyek az oldal mentén húzódnak. Néha hívják "Úszómedence" Résztvevő.
4. Indítsa el az első feladatot. Indítsa el az eljárást az első feladat elhelyezésével az oldal bal oldalán lévő keretben, egy kicsit jobbra a feladat elvégzéséért felelős résztvevőtől. Például egy akadémiai kutatási részleg kezdődik a folyamat létrehozása egy termék ötlet, ábrázolja a keretet a szó jobb oldalán "Tanulmány" És jelölje ki Termék ötlet létrehozása.
öt. Folytassa a hagyományos strukturális rendszert, de helyezze a feladatokat a jobbra irányába, és tegye őket a kívánt karakterláncba. Például, ha a Kutatási Osztály akkor elküldi a termék ötletét a Focus teszteléshez, rajzoljon egy nyílra Termék ötlet létrehozása A keretben a marketing osztály sorában, az előző keretből. Felismerje ezt a keretet Fókuszvizsgálat.
6. Ismerje meg, hogy használja a rhombust és a bögréket. A legtöbb szerkezeti műszakban, kereteket, gyémántokat és köröket használják, és a köztük lévő nyilak. Már átjutott egy olyan keretre, amelyet a feladat neve jelzi. Ha több lehetséges eredmény van, használjon rombust. Ha a végeredmény elérte, használja a bögréket. Az előző példa folytatása, rajzoljon egy nyílról Fókuszvizsgálat Rhombus kijelölt A termék jóváhagyott? Rajzolja meg a nyíl a Rhombusból, jelezve Nem, és csatlakoztassa azt egy kijelölt körrel A folyamat befejezése. A második nyíl jelzi Igen vezethet a következő folyamathoz.
7. Szekvenciális. Használja az azonos méretű, és legfeljebb két vagy három könnyen megkülönböztethető színeket, hogy a rendszer olyan könnyen olvasható. Például az összes keret (feladat) kék háttér lehet, és az összes gyémánt (kérdések) sárga lehetnek.
nyolc. Szükség esetén menjen egy másik oldalra. Jobb, ha több oldalt használunk, mintha egy ábra is olvasható lenne olvasni. Használjon egyértelműen jelzett átmeneteket vagy nyilakat, hogy világossá váljon, hogyan folytatja a rendszer. Például rajzoljon egy jelzett nyílot A, a megfelelő oldalon. A következő oldalon rajzoljon ki egy nyíl az oldal bal oldaláról, és is kijelölt A.
kilenc. Szerkessze a strukturális rendszert. Minden lehetséges "út" a rendszerben, és ellenőrizze, hogy bárhol nem veszik el jelentését. Ideálisan kérdezze meg valakit, aki ismeri a folyamatot, tekintse meg a rendszert a hibák kiküszöböléséhez és a hiányzott lépések meghatározásához. Miután korábban megvizsgálta a dokumentumot, és korrigált hibákat, elküldheti vagy bemutathatja azt más érintett embereknek. Azonban módosítsa a rendszert, ha a folyamatot kissé módosítják később, ha frissített verziót küld azoknak, akik a dokumentumot használják.
4. módszer 4:
A dokumentum javítása érdekében
egy. Azonosítja azokat a területeket, ahol hasznos lenne a minőségellenőrzés elvégzésére. Minden alkalommal, amikor a folyamat egy személyből vagy csapatból egy másikba megy, gondolja, talán érdemes megnézni a munkát a végrehajtás során, és meghatározza, hogy folytassa-e. Függetlenül attól, hogy a minőség gyakran alacsonyabb, mint egy bizonyos lépés után, különösen a tapasztalatlan csapat tagja által végzett lépést? Mi a folyamat a legmagasabb hatással a minőségre, és további figyelmet igényelhet?
- Ha tényleg úgy dönt, hogy javasol egy minőségi hitelesítési lépést ebben a folyamatban, dolgozzon ki egyértelmű kritériumokat "Átmenet" A következő lépéshez. Ne hagyja el az embereket, hogy elveszítsenek, hogy kitalálják, hogy melyik minőségi szabványokat alkalmazzák.
2. Keresse meg az ismétlődő feladatokat. Ha két azonos feladata van az ábrán vagy a dokumentumban, gondoljon arra, hogy megfelelő-e. Néha nem rossz, hogy ismételje meg a feladatot a minőségellenőrzés javítása érdekében (például két osztályt ellenőriznek különböző szakaszokban). Mindazonáltal az egyszerű feladatok, mint a Foster, nem találkozhatnak többször a folyamatért. Hogy az egyik ismétlődő lépés eltávolítsa a folyamat eljárását.
3. Keresse meg a felesleges mozgásokat a részlegek között. A dokumentum megmutathatja, hogy az egyén és különösen a folyamat felelősségének továbbítása többször. Lehetséges-e csökkenteni a felesleges átmenetek számát? Ha újraépítheti a folyamatot, akkor egyszerre több feladatot is elvégezhet, majd átadhatja a munkát.
Tippek
- Ahhoz, hogy jobban dokumentálja a folyamatot, alkotjon több szerkezeti áramkört vagy diagramot. Először dolgozzon ki az általános kép vagy folyamat grafikus ábrázolását. Adjon meg kisebb folyamatokat ebben a képen. Ezután hozzon létre egy különböző vizuális ábrázolást, amely a kisebb folyamatokra összpontosít. Mutassa meg a kisebb folyamatokat alkotó feladatokat.
Hogyan lehet átalakítani az odt kiterjesztésű fájlokat a doc
Szabályozási dokumentum írása
A beolvasott dokumentum bekapcsolása a microsoft word dokumentumba
Hogyan lehet átalakítani a microsoft publisher fájl pdf fájlba
Hogyan számíthatjuk ki az időt
A laptop formázása
A pdf dokumentum lefordítása
A böngésző feloldása
Hogyan lehet megszorozni a zamatokat folyamat szerint
Hogyan kell fejleszteni üzleti folyamatot
Hogyan készítsünk be egy betétet a billentyűzet segítségével
A dokumentum mentése rtf formátumban
A windows intéző újraindítása a számítógép újraindítása nélkül
Hogyan kell utazni és dolgozni ausztráliában
A munkafolyamatok változásainak megadása
A google apps-fiók konfigurálása
Hogyan lehet szöveges dokumentumot pdf formátumba konvertálni
Az üzleti folyamatok elemzése
A telefon verizon aktiválása
Hogyan lehet létrehozni egy fájlt pdf formátumban az openoffice ingyenes alkalmazással