Hogyan írhatsz hetente jelentést (illusztrációkkal)

Heti jelentésekre lehet szükség különböző esetekben: a kiskereskedelmi vállalkozásoknál a kutatás folyamatában, a gyakorlatok vagy szakmai gyakorlatok során. Ismerje meg, hogyan lehet az illetékes heti jelentéseket, hogy a menedzser egyértelműen látta, hogy a munkája hogyan mozog.

Lépések

3. rész:

Információs takarmányszabályok

egy. Meghatározza a jelentés célját. Heti jelentések lehetnek a munkakörülmények vagy tanulmányi feladatok részévé, de nem mondható el, hogy a jelentés csak ezeknek a vámoknak köszönhetően történik. Határozza meg azokat a funkciókat, amelyeket egy heti jelentés elvégzésére hívnak, hogy tudják, hogy mely információ tükröződik benne, és mit kell fizetnie.

Általában a jelentés célja, hogy tájékoztassa a vezetőket a jelenlegi helyzetről, vagy segítsen nekik döntéshozatalban.
Például, ha kiskereskedelmi menedzser vagy, akkor hetente végleges értékesítési arányokkal rendelkezhetnek. Az ilyen jelentések szerint a fej képes értékelni a munkavállalók hatékonyságát, az árak módosítását és a megrendelés elemzését.
A kutatási projektről, a szakmai gyakorlatról vagy a képzési gyakorlatról szóló jelentések lehetővé teszik, hogy bizonyítsa a tudományos felügyelőnek, hogy a munkája fejlett, megosztja a fontos eredményeket vagy felfedezéseket.

2. Határozza meg, hogy ki foglalkozik a jelentéshez. Lehetetlen összeállítani az illetékes jelentést, ha nem tudja, hogy ki fogja szánni, hogy milyen célra szolgál. Csak ez meg lehet érteni, hogy melyik információ a legnagyobb érték.

A célközönség ismerete lehetővé teszi, hogy kompetensen szervezze meg a jelentési struktúrát, és használja a megfelelő nyelvet. Például az általános iskolai hallgatók jelentése teljesen nem hasonlít a nagyvállalati vezetőkre tervezett szöveghez.

Fontos továbbá megérteni, hogy milyen pillanatok vannak a potenciális olvasó számára, és milyen kérdésekre van szükség további források tisztázására vagy biztosítására. Például egy jelentés létrehozása jogi kérdésekről, amelyek az ügyvédi tanács számára készült, feltétlenül nem kell részletes magyarázatot adni a meglévő törvényekről. Másrészt olyan magyarázatokra van szükség, ha a jelentést jogi oktatás nélküli vezetőknek szánják.

Ha a jelentést az oktatási folyamat szakmai gyakorlatával, kutatásával vagy más részével kapcsolatban összeállítja, fontos megérteni, hogy a közönség nem tanár vagy felügyelő, még akkor is, ha átadja a jelentést. Összpontosítson a projekt lényegére és a tudás sajátos területére, hogy megértsük, mi az Ön olvasója.

A kép, amelyet heti jelentést írnak le 3

3. Plute információk a fontossági sorrendben. Bár a jelentést tömören és lényegében kell írni, még ebben az esetben sem olvasható. Ezért a legfontosabb adatokat a következtetésekkel és következtetésekkel kell elhelyezni a szöveg elején.

Ha például összehasonlítani és összehasonlítani a három különböző márkát, és javasolja a legjobb megoldást, kezdje el az eredményeket, majd magyarázza el a választásodat.

Általában az első jelentésoldal rövid áttekintése az eredményekről, következtetésekről és ajánlásokról. A részletes magyarázatok elsősorban a dokumentum szövegének kell lenniük, hogy szükség esetén az olvasók megértsék az ilyen következtetések okait.

4. Egy tipikus "sors" jelentést valósít meg. A legtöbb esetben a számviteli és irodai munkákhoz szükséges heti jelentések szükségesek, így egyszerűen táplálják és beírják az archívumot. Jobb azonnal felismerni, hogy a jelentések rendkívül ritkán olvashatók az elejétől a végéig.

Ez a tény nem ok arra, hogy lusta vagy írjon jelentést, ahogy esett. A jelentései tükrözik a munkavégzéshez és a tulajdonságait, mint munkavállaló vagy diákodat. Egy véletlenül összeállított jelentés mellett minden bizonnyal felhívja a figyelmet, és a "Tudtam, hogy nem fogod olvasni", biztosan nem méltó az igazolásra.

A teljes jelentésnek minőségi és kompetensnek kell lennie, de különös figyelmet kell fordítani a legvalószínűbb részekre. Ezek általában összefoglaló és következtetések vagy ajánlások. Fizessen nekik különös figyelmet.

Fontos megérteni, hogy a munkáltató egyáltalán nem olvashatja el a jelentést, mert nincs szüksége jelentésre, vagy nincs szüksége jelentésre. A legfelsőbb vezetők mindig rendkívül elfoglaltak, ezért képesek azonosítani a jelentős információkat, amelyek lehetővé teszik, hogy hatékonyan döntsön. Az ilyen arcok nem fogják elolvasni a teljes jelentést, ha ez nem szükséges, de később visszatérhetnek hozzá.

3. rész: 3:

Jelentésszerkezet

egy. Kérdezd meg a mintát. Számos vállalat elfogadott egy standard heti jelentésformátumot, és a vezetők egy bizonyos formában információt kaphatnak. Egyéb jelentésformátum zavart okozhat.

Különösen figyelmes az értékesítési jelentésekkel. A vezetők hozzászoknak egy adott jelentési struktúrához, és megtalálhatják a szükséges információkat az egyik pillantástól az oldalra. Ha elmozdul a fogadott formátumból, a jelentés szinte haszontalan lesz, mert a menedzsernek újra kell olvasnia a teljes szöveget, hogy megtalálja a szükséges információkat.
Lépjen kapcsolatba a titkárral, és kérje meg, hogy adjon meg egy mintát, hogy ne újratervezze a kerékpárt. Gyakran a vállalatokban van egy dokumentum sablon minden paraméterrel, beleértve a mezőket, betűtípusokat, asztali stílusokat és bekezdéseket.

2. Tekintsük a referenciamódszert. A nyomtatási dokumentum vagy az elektronikus alkalmazás teljesen más, mint egy jelentés, amelyet az e-mail szövegben kézbesítenek.

Például, ha a jelentést egy e-mailbe kötődnek, akkor összefoglalót kell tartalmaznia a levél szövegébe. Ezután az olvasónak nem kell megnyitnia a mellékletet az alapötlet megértéséhez.

A nyomtatott jelentéshez általában szükség van egy kísérő levél vagy címoldal elkészítéséhez, hogy a jelentés helyesen azonosítható legyen és beírható legyen.

A jelentés jelentésétől függetlenül fontos, hogy az utolsó nevét minden oldalra adja meg, és zsibbadjon az "x -ről x formátumban". Az oldalak könnyen megoszthatók, ezért fontos tudni, hogy a jelentés hogyan íródott, hogy hány oldal és ki a dokumentum szerzője.

Minden szükséges információ megadható a felső láblécben. Például írja be azt: "Értékesítési jelentés, Ivanov Peter Arkadyevich, 32. hét, 3. oldal 7".

3. Összefoglaló csatolása. A jelentés összefoglalója általában illeszkedik néhány bekezdéshez, és az egyes szakaszokat egy-két mondat tartalmazza. A lényeg az, hogy a menedzser elég volt ahhoz, hogy csak összefoglalót olvassa el, és ha a következtetései egybeesnek a kérdéssel kapcsolatos feltevéseivel, cselekedjenek anélkül, hogy el kellene olvasnuk a teljes jelentést.

Fontos, hogy az összefoglaló világos, megfizethető és tömör nyelven íródjon. Ne használjon professzionális zsargont és különleges feltételeket, amelyek magyarázatokat igényelnek, még akkor is, ha az olvasó jól ismeri az ágazati terminológiát.

A RÖVID TARTALOM A fennmaradó jelentéselemek befejezése után kerül sor. Nem lehet röviden összefoglalni a még nem írt bekezdéseket, még részletes tervvel is. A munka során sokan változhatnak.

4. Gondolj a bekezdések és szakaszok szerkezetére. Döntse el a formátumot, és hagyjon olyan jelentési partíciós tervet, amely megfelel a feladatoknak.

A tervnek logikusnak kell lennie, a szakaszoknak egy másikra kell áramolniuk. Azt is fontolóra kell venni, hogy ki lesz potenciális jelentés olvasó.

A jelentés általában összefoglaló, bevezető, következtetések és ajánlások, adatok és magyarázatok, valamint a források listájából áll. A kiterjesztett jelentések kiegészíthetők a fontos adatokkal és táblázatokkal rendelkező mellékletekkel, de a heti jelentések általában nem olyan hosszúak.

Minden szakasznak érintenie kell egy kérdést. A szakaszon belüli minden bekezdés egy ötletet ír le. Tehát, ha a heti értékesítési jelentés szekcióját "Népszerű ruházati márkák a gyermekek számára" nevezik, mindegyik márkát egy bekezdésnek kell megadnia. Ha külön-külön meg kell adnia a ruhákat a fiúk és a lányok számára, használjon alfejezeteket (megfelelő feliratokkal) minden márkához, amelyen belül a fiúk és egy ruhadarabok ruházatának egy bekezdését nyugdíjba vonjuk.

öt. Hozzon létre egy címoldalt vagy fedőlapot. Összefoglaló jelentések esetén a címlista nem szükséges, de a részletes jelentést külön lapon kell megadni a jelentés szerzőjének megjelölésével és a feladat rövid leírásával.

A címoldal eltér a rövid tartalomtól, mivel ténylegesen csak azokat az információkat tartalmazza, amelyek szükségesek a jelentés megfelelő regisztrálásához és fedezéséhez.

A szervezet létezhet egy standard sablon címoldal heti jelentésekre. Ebben az esetben kövesse a megállapított szabályokat.

A címoldalon meg kell adnia a jelentés nevét vagy leírását (például egy heti értékesítési jelentés), a fordító nevét és az összes társszerző nevét, a cég nevét, a jelentés.

3. rész: 3:

Kombájn szavak és megfogalmazás

egy. Feltalálja az illetékes címeket és feliratokat. Ezek a jelentéselemek lehetővé teszik az olvasó számára, hogy gyorsan megtalálja a szükséges szakaszokat és további információkat, amelyek segítenek megérteni a következtetések és ajánlások megértését.

A fejlécek és a szekciók felirata pontosan és megérteniük kell a tartalmat.
Például egy heti értékesítési jelentésben a "Trendek a nők ruházatában", a "trendek a férfi ruházatban" és a "népszerű gyermekruházat". Ezután minden egyes részen belül kiválaszthatja az alfejezeteket, amelyek nevét tükrözi a világos márkák világos trendjeit vagy nevét.
Használja ugyanazokat a nyelvtani formatervezést minden fejléc számára, hogy logikus és következetes legyen. Például, ha az első fejlécet "a férfiak gyűjteményének legjobb termékei" formulázzák, akkor a következő címnek "a nők ruházatának vezető pozíciója", és nem "a nők számára".

2. Használjon egyszerű és érthető ajánlatokat. A jelentésnek tartalmaznia kell egy egyszerű "tárgy, LED, kiegészítés" javaslatokat, hogy egyértelműen kifejezze gondolatait, és bizonyítsa bizalmát a következtetésekben és ajánlásokban.

Olvassa el újra a verziót, és keresztezze az összes extra szót. Minden mondatban keresse meg a művészt az akcióhoz, és helyezze el az ige előtt. A vázlatos javaslatoknak a "Ki teszik azt".

Megszabaduljon a túlzott szavakkal és kifejezésekkel, mint a "ma", "a célhoz" vagy a "elérhetőségért".

Ez a stílus unalmasnak tűnhet, de nem éri meg az olvasó szórakoztatását. A jelentéshez sokkal fontosabb, hogy hatékonyan továbbítsa a kulcsfontosságú szempontokat és következtetéseket.

3. Objektív és pártatlan következtetéseket kell tenni. A jelentésben gyakran szükség van ajánlások biztosítására, de tényeken kell alapulniuk, és nem személyes vélemények és érzések. Fontos meggyőzni az olvasót, meglehetősen bizonyítható bizonyítékokkal és a gondolkodás tisztaságával.

Ne használjon mellékneveket, valamint más szavakat és kifejezéseket, amelyek kifejezett pozitív vagy negatív érzelmi színűek. Fókuszáljon a tényekre és a józan észre.

Például a jelentésben javasoljuk, hogy emelje fel az egyik értékesítési vezetőt. Erősítse meg az ajánlását olyan tényekről, amelyek bizonyítják, hogy egy személy valóban megérdemli a növekedést, de ne adjon szubjektív véleményt, és ne vonja be az érzelmeket. "Alina rendszeresen megmutatja a legjobb eredményeket, bár mindössze 15 órát működik egy héten" meggyőzően ", mint" Alina egy nagyon szép ember, és mindig megpróbál, bár kénytelen dolgozni egy hiányos héten, mert törődik az idős anya. ".

4. Használjon meggyőző igéket. Ha a szöveg érvényes ígéretben van írva, a javaslatban szereplő cselekvés egy szóval van kifejezve - ige. Használjon tágas és meggyőző igéket, amelyek egyértelműen leírják az akciót.

Ajánlatos előnyben részesíteni az egyszerű igéket. Például az "eladás" mindig jobb, mint a "végrehajtás".

Néha az igékre van szükség, a mentális folyamatok kifejeződése - gondolja, tudja, megérti, hitt - de általában rosszabbak az akció igékéhez. Próbálja meg telepíteni a nyilatkozatot, és cselekedjen. Például azt írta: "Úgy gondolom, hogy a következő hónapokban az értékesítés növekedni fog". Telepítse a jóváhagyást és vázolja fel az ilyen feltételezés okait. Reformálja az ajánlatot: "A gyakorlatban az ünnepek szezonjában az értékesítés növekszik. Azt jósolom, hogy novemberben és decemberben az értékesítési arány növekedni fog. ".

A szövegnek a cselekvésre kell összpontosítania. Olvassa el újra a jelentést, próbálja meg megszabadulni a felesleges előkészületektől, és cserélje ki a felesleges szavakat meggyőző igékkel. Például a "Segítség" helyettesíthető "Súgó", és "védelem" - a "védelem".

A kép, amelynek címe heti jelentés 14. lépés

öt. Ne használja a szenvedést. A passzív forma a cselekvés tárgyát képezi, és az objektum előtérbe kerül. Bizonyos helyzetekben passzív betét szükséges politikai vagy diplomáciai szempontokból, de leggyakrabban a szöveg zavaros és ködös.

A tényleges betét lehetővé teszi a cselekvési előadók hangsúlyozását, és megmutatja a felelős személyek olvasóját. Az e szempont fontosságának értékeléséhez képzelje el, hogy ezt az ajánlatot az újságcikkben kapta meg: "Szerencsére minden gyermek sikerült menteni". Meg kell érteni, hogy ki mentette ezeket a gyerekeket. Ha a javaslat volt az a fajta "testnevelés tanár, Ivan Sergeev) többször visszatért az építőiskola égő testülete, és megmentette az összes gyermeket", akkor az igazi hős elülső.

A tényleges betét is lehetővé teszi, hogy megtalálja a felelősséget a negatív következményekért. A "némi hibák megengedett" kifejezés arra kényszeríti a munkáltatót, hogy perplex, aki hibákat követett el, és ki kell büntetni. Ha hibákat vet fel, elismeri a felelősséget és következményeket vegyen.

Ügyeljen arra, hogy az ige ", hogy" a passzív ígéretekkel kapcsolatos javaslatokat találjon. Ha sikerült megtalálnia őket, akkor meghatározza a cselekvési cselekvést és az a személyt, aki azt teszi, miután a szó sorrendje után.

Kép cím Írta egy heti jelentés 15. lépés

6. Használjon vizuális adatprogramos módszereket. A rendszereket és a grafikonokat sokkal könnyebbé teszik, és az ilyen információkkal közvetlenül a bekezdés után azonnal elrendezik (különösen, ha az ilyen adatok nagyszámú számot tartalmaznak).

Válassza ki a megfelelő vizuális eszközöket, amelyek egyszerűsítik a feladatolvasót és a jelentést a jelentés céljából.

Például használjon lineáris diagramot, hogy megjelenjen egy gyapjúbevonat értékesítése. Az ilyen adatok ilyen bemutatása sokkal hatékonyabb a táblázatban, a minden hónapban értékesített áruk száma, mivel az asztali olvasó kénytelen megtartani az összes számot az elmében, és hasonlítsa össze őket egymás között, hogy felfedezzék a trendeket. Az egyik pillantást az ütemtervre elegendő lesz a lényeg megértéséhez.

Először is, egy személy mindig felhívja a figyelmet a vizuális elemekre. Minden diagram és rendszernek világosnak és rendben kell lennie, az oldalon megfelelően helyezkedik el. Csak azokat az elemeket használja, amelyek valóban megerősítik a következtetéseit és ajánlását.

A kép, amelyet heti jelentést írnak le 16

7. Ne használja a zsargont. Minden tudás vagy tevékenység minden ágának elkerülhetetlen terminológiája, valamint a divatos szavak, amelyeket gyakran használnak könyvekben és cikkekben. Néha hasznosak, de a legtöbb esetben a zsargon csak egyértelműen zavarja a fő ötletet.

Próbáljon meg a professzionális zsargon listáját, hogy ne visszaéljen ilyen szavakkal a jelentésben. Töltse ki a szöveget a szövegen és keresse meg a kulcsszavakat a nem kívánt lexikai egységek cseréjéhez.

Nyilvánvaló, hogy számos divatos szó nem fogja megmutatni az olvasót, mintha "a témában", hanem visszafordul. Az igazgató és a vezetők gyakran idősebbek, mint a közönséges alkalmazottak, és sok században sok ilyen szót láttak. Ha visszaélsz a jargonizmusokat, úgy vélik, hogy túl lusta vagy, ne értsd meg a témát, vagy csak meg akarja lenyűgözni.

Ez is jobb, ha nem használ túl bonyolult kifejezéseket. Például a jogvitákról szóló jelentés nem tartalmazhat túlzott mennyiségű következetlen jogi megfogalmazást.

A (z) Write Heti jelentés: Heti jelentés 17. lépés

nyolc. Javítsa ki az összes hibát. Számos hiba és grammatikai hiba csak elvonja az olvasót, és negatív ötletet teremt a szerzőről. Írjon egy jelentéstervezetet előre, hogy ideje van a hibákon dolgozni.

Ellenőrizze a helyesírás és a nyelvtan a számítógépen lévő szöveges programban, de nem kell csak az automatikus javításokra támaszkodnia. Az ilyen programok sok hibát hagyhatnak ki, különösen hasonló szavakkal ("méretek" helyett "kesztyű").

Olvassa el előre a hátoldalát előre, hogy megtalálja az összes hibát. Ha a jelentés témája zárja be, akkor ne vegye észre, hogy a hiba nagyon egyszerű, mert az agy automatikusan "gondolja" hiányzó szavakat vagy betűket a szövegben. Olvassa el a seggét az egyes szavak észlelése érdekében.

Olvassa el a jelentést hangosan, hogy észreveszi a hibákat és a stilisztikai hibákat. Ha nem tudja elolvasni az ajánlatot vagy a bekezdés nélkül Knockout nélkül, akkor valószínű, hogy a szöveg túlterhelt, és az olvasó is elrepül. Átírja a sikertelen mondatokat.