Hogyan írjunk irodai jegyzetet (illusztrációkkal)

A szolgáltatási jegyzet a cég belsejében lévő információk átruházásának módja. A szervizmegjegyzések a két vállalat közötti levelezésben is használhatók. A Szolgáltatási Megjegyzésnek szakmai és egyértelműen továbbítja az információkat. Ne aggódj, ha soha nem írta szolgáltatási megjegyzéseket - ez a cikk megtanítja ezt.

Lépések

3. rész:

Válassza a Stílus és a nyelv nyelvét

egy. Ne használjon informális nyelvet. A nyelv megjegyzéseinek egyszerűnek kell lenniük, de hivatalosnak kell lenniük.

Ne írjon ilyen megjegyzést: "Szia! Végre péntek! Azt akarom mondani, hogy egy fontos esetet ".
Ehelyett írj így: "Ez a jegyzet tájékoztatja Önt a projekt előrehaladásáról 319".

2. A SZOLGÁLTATÁSI MEGJEGYZÉS, TARTALMAZHATÓ TOVÁBBAN - Ne legyen túl érzelmi és szubjektív. Mindent megteszünk, hogy támaszkodjanak a tényekre és a bizonyítékokra, amikor panaszokat mondanak.

Például nem szükséges ezt írni: "Azt hiszem, mindannyian sokkal boldogabb leszünk, ha az apicisták dolgoznak, ahol akarnak".

Ehelyett töltsön el a tanulmányt, hogy az összes alkalmazott pénteken az alkalmi ruhákban, és hogyan befolyásolja a vállalati etikát.

3. Használja a jelszavakat. Ha bizonyítékot fogsz hozni, vagy a forrásra utal, ne felejtse el használni a megfelelő mondatokat.

Például: "Adataink szerint, ..."VAGY" A tanulmányok bizonyítják ezt ...".

4. Válasszon megfelelő betűtípust és méretét. A szolgáltatási jegyzetnek könnyen olvashatónak kell lennie, ezért ne használjon túlságosan finom betűtípust - 11 vagy 12-et - Ez egy szabványos betűméret.

Egy egyszerű betűtípust is választania kell, mint például az új római időkben. Ne írjon jegyzetet vicces vagy betűtípussal, például komikus sans-vel (nevezzünk rád, ha csinálod!).

A kép megírása Üzleti jegyzet írása 9. lépés

öt. Használja a szabványos mezőket. 2,5 cm-es területen egy standard szolgáltatás megjegyzi, bár egyes szövegszerkesztők lehetnek sablonok szolgálati jegyzi nagy területek (például 3 cm).

A kép írása Üzleti emlékeztető 10. lépés

6. A szolgáltatási megjegyzéseket egyetlen véletlenszerű intervallummal írják. A bekezdések és a szakaszok között hagyjon üres karakterláncot.

A francia bekezdésben.

3. rész: 3:

Előkészítés irodai jegyzet írására

egy. Ha több embert kell mondania valami fontosnak (munkahelyen), akkor küldje el nekik egy szolgáltatási jegyzetet. Még egy személyre is elküldheti, ha az információt át kell adni az Ön által dokumentálandó információkra.

Bizonyos esetekben azonban jobb egyszerűen beszélni azokkal az emberekkel, akiknek szüksége van.
Ezenkívül néhány információt nem lehet írásban átadni.

2. A továbbított információktól függően a megjegyzés tartalma és formátuma változhat. A legtöbb szolgáltatás megjegyzés tartalmazza a következő információkat:

Új ötlet vagy megoldás probléma. Például, ha tudjuk, hogyan kell megoldani a problémát tervezés költségeit túlóra, írj róla a szolgáltatást veszi, és küldje el a főnök.

Rendelés. Például a szolgáltatási jegyzet küldése hatékony módja annak, hogy terjessze a felelősségeket a közelgő konferencián, amelyet az Ön részlege tart.

Jelentés. Küldhet egy jegyzetet, hogy tájékoztassa kollégáit a legutóbbi eseményről, vagy tájékoztassa őket új információkkal a projektről, vagy jelentést nyújtson be a tanulmány eredményéről.

3. Sok projekten dolgozhat, és szeretné elmondani nekik egy szolgáltatási megjegyzésben. Nem szabad ezt tenni. A segédprogramok egy adott kérdésre (téma, projekt stb.).

A szolgáltatási jegyzetnek rövidnek, informatívnak és könnyen olvashatónak kell lennie. Így csak egy témára összpontosít, garantálja, hogy az információ elolvasta és megjegyezte.

Kép címe Írja be a Business Memo 4. lépést

4. A tartalom és a stílus jegyzetek függenek a célközönségtől, ezért gondolj arra, hogy ki fogja olvasni a jegyzetét.

Például, a stílus, a jegyzet a kollégái a tervezést az ünneplés néhány fontos dátum és stílusát veszi az a főnök a jelentés a munka nagyon eltérő lesz.

3. rész: 3:

Irodai jegyzet írása

egy. Fedőlap. Általánosan elfogadott gyakorlat az üzleti levelezésben - feljogosítja a dokumentumokat.

Például az oldal tetején írjon "jegyzet" vagy "szolgáltatási megjegyzés".
A név a központba helyezhető, vagy nyomja meg az oldal bal szélére. A legjobb, ha megnézzük a szolgáltatási jegyzeteket, amelyeket korábban kapott és másolatát másol.

2. Írja be a jegyzet fejlécét. A következő információkat tartalmazza:

Hogy: Írja be az emberek nevét és pozícióit.

Tól: Írja be a nevét és pozícióját.

Dátum: Írja be a pontos dátumot, beleértve az évet.

Tárgy: Adjon rövid, de pontos leírást arról, hogy mit fognak megvitatni a jegyzetben.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy a "téma" helyett írható "kapcsolatban".

3. A címzettek listáján jegyzetek, győződjön meg róla, hogy meg kell adnia az összes embert, akit elküldesz. Korlátozza a címzett hegymászóit az általa meghatározott emberekkel.

Ne küldjön megjegyzést az Ön részlegének vagy vállalatának valamennyi alkalmazottjához, ha a kérdés csak néhány emberre vonatkozik.

Ha jegyzeteket küld a vállalat valamennyi alkalmazottjához, akkor a jegyzetekkel borítják, és bármelyik figyelmen kívül hagyják őket, vagy egyáltalán nem olvasnak.

Kép címe Írja be az üzleti emlékeztetőt 14. lépés

4. A címzettek jegyzékében adja meg a teljes neveket és pozíciókat. Még ha rövid lábon van a főnökével, az üzleti levelezésben jobb, ha jobban tartja a formális hangot. Például lehet nevezni „Vladimir”, ha megy az irodában, de a szolgáltató figyelmét, vegye fel a kapcsolatot vele, mint „Mr. Dmitriev” vagy „Vlagyimir Nyikolajevics”.

Tartsa szem előtt ezt, ha a címzettek listáját megjegyzi - jelezze a teljes nevet és pozíciót.

öt. Ha megjegyzést küld egy másik cégtől, nagyon fontos meghatározni a helyes fellebbezési formát. Töltsön időt arra, hogy információt találjon erről a személyről - valószínűleg a vállalat honlapján végezhető el.

Például, ha egy személy doktori fokozattal rendelkezik, győződjön meg róla, hogy megadja azt.

Szintén győződjön meg róla, hogy megtalálja a személy pozícióját, és adja meg a jegyzetében.

A címe Írja be az üzleti emlékeztetőt 16. lépéssel

6. Gondolj fel a jegyzet témájára. Röviden és érthetőnek kell lennie.

Például, az „új fogyasztó” meglehetősen homályos téma, és ha valaki meg akarja találni a feljegyzés néhány nap vagy hét, ő fogja csinálni a nehézségi.

A legjobb téma: "Jelentés az ügyfélbázis bővítéséről".

A kép írása Üzleti emlékeztető 17. lépés

7. A szolgálati jegyzetekben, általában az üdvözletek nem íródnak. De ha akarod, elkezdheti a jegyzet szövegét a "Kedves Mr. Dmitriev" vagy a "Kedves kollégáival".

Megjegyzésnek rövidnek és tájékoztatónak kell lennie, így az üdvözlés kihagyható.

A kép, amelyet üzleti jegyzéket írnak 18. lépésben

nyolc. Írja be a házat. Egyértelműen bemutatja az írás és a szolgáltatás megjegyzésének célját.

Például: "Írok...". A megjegyzés bevezető része tartalmaznia kell egy rövid áttekintést az általa felvázolt információkról.

Kép címe Írjon egy üzleti emlékeztetőt 19. lépésben

kilenc. A bevezető résznek rövidnek kell lennie. Nem kell kifejezni a részleteket, és más részleteket.

A bevezető rész több rövid ajánlatot tartalmaz (rövid bekezdés).

10. Döntse el az alapvető információk bemutatásának stílusát. Azt kell csatolni 2-4 bekezdésben. A bemutató stílusa függ az információtól.

Például a jelentőségének sorrendjében vagy a projektbe megosztandó folyamatok szerint nyújthat be.

tizenegy. A szolgáltatást meg kell említeni a szakaszokra oszlik (bekezdések), hogy az olvasók könnyen felszívja információk - sőt, a szakaszok segít nekik meghatározni fontos pont a jegyzetet.

A kép megírása Üzleti emlékeztető 22. lépés

12. Értékelés Minden szakasz - a bekezdés nevének egyértelműen jeleznie kell a benne foglalt információkat.

Például, ha tudta megtörni a megjegyzés a következő pont a hivatal a következő részekből áll: „Új helyszín a hivatal”, „Irányelvek a csomagológépek és dokumentumok”, „Moving Schedule”.

13. Az egyes részek első mondatának meg kell mondania az olvasókat, mit fognak megvitatni ebben a bekezdésben.

A jegyzetek külön bekezdéseit vagy partícióit a vizsgált téma bizonyos pillanatára kell összpontosítani.

tizennégy. Fontos pontok elosztásához hozzon létre listáját vagy listáját. Ez segít az olvasóknak a legfontosabb pillanatokra összpontosítani, és gyorsabban és asszimilálási információkat olvashat.

A kép megírása Üzleti emlékeztető 25. lépés

tizenöt. A szolgáltatás mérete nem haladhatja meg az 1-2 oldalt.

Ez a szabványos szolgáltatási jegyzetméret egyetlen véletlenintervallummal és egy üres karakterláncokkal.

tizenhat. Gondolj a bekezdés felvételére, összefoglalva a fenti információkat. A legtöbb esetben ez nem szükséges, különösen ha rövid megjegyzést írt.

De ha a jelenlegi információ nagyon összetett, vagy ha a szolgáltatás mérete több szabványosabb, akkor jobb, ha egy kis bekezdést tartalmaz, összefoglalva a fenti információkat (nevezetesen kulcsos pillanatok).

A kép megírása Üzleti emlékeztető 27. lépés

17. Győződjön meg róla, hogy tartalmaznia kell a bekezdés következtetését, még akkor is, ha úgy tűnik, hogy nem szükséges. Gondolj a következőkre:

Milyen tárgyakat folytat szolgáltatási megjegyzést? Ösztönözze az olvasókat, hogy tegyenek valamit? A munkavállalók jelentést kell tenniük egy bizonyos időszakról? Ha igen, egyértelműen adja meg azt az utolsó bekezdésben.

Ha nincs szükség további cselekvésre, írja be a következő következtetést: "Örülök, hogy megvitatom ezt a kérdést" vagy "Ha kérdései vagy észrevételei vannak ezen a témában, akkor örömmel válaszolok".

18. Ha szeretné, a jegyzet végén helyezze el nevét vagy aláírását (de nem szükséges meghozni). Ebben az esetben nézd meg a szolgáltatási megjegyzéseket, amelyeket más alkalmazottaktól kapott.

Ha jegyzeteket írnak alá (például ", tisztelettel, ivanov a.DE.), ugyanazt csinálni.

Ha nem szeretne aláírni a jegyzetet, akkor a kezdőbetűit a dokumentum végén helyezheti el.

tizenkilenc. Emlékeztető az alkalmazásokra, ha táblázatok, grafikonok vagy jelentések kapcsolódnak a jegyzethez. Ehhez a dokumentum végén írjon például: "Függelék: 1. táblázat".

A pályázatokat a jegyzet fő szövegében kell megemlíteni.

Például, ha írsz az új irodába költözésről, írhatsz valamit, mint: "A negyedév végéig befejezzük a lépést. Lásd az 1. mellékelt táblázatot az átkelés részletes ütemezésével.

A kép megírása Üzleti emlékeztető 30. lépés

húsz. A jegyzetek küldése előtt ne felejtse el ellenőrizni. Győződjön meg róla, hogy a javaslatok világosan lezárják, hogy nincsenek helyesírási vagy szintaktikai hibák a megjegyzésben, és hogy a vázolt információ értelme van.

Ne küldjön megjegyzést az első ellenőrzés után (ha természetesen ez nem sürgős megjegyzés). Postulálja a dokumentumot, és ellenőrizze újra egy órán belül. Előfordulhat, hogy új hibákat és pontatlanságokat találsz, amelyeket korábban hiányoztál.

Ha a jegyzet bizalmas információkat tartalmaz, ellenőrizze a politika a cég kapcsolatos bizalmas információk cseréjét, és megtudja a nevét, a munkavállaló, aki áttekinti a jegyzetet, és adja meg a következtetésre, hogy megfelel a megállapított szabályoknak.